Outils de communication : Le top 10 des outils de communication et de collaboration

Il n’a jamais été aussi important de pouvoir collaborer et communiquer à distance. L’épidémie de coronavirus a complètement bouleversé notre façon de travailler, et les organisations qui ne disposent pas des outils adéquats en pâtiront. Heureusement, il existe plus d’outils que jamais. Plus d’informations ici.

01 Slack

Ce qui a commencé comme un outil de messagerie pour les développeurs de jeux vidéo a évolué pour devenir la plateforme de collaboration complète que nous appelons maintenant Slack. Il s’agit d’un service de messagerie facile à utiliser qui s’intègre à des services populaires tels que Twitter et Dropbox. Les conversations ou les canaux sont organisés par sujet dont vous pouvez avoir autant que vous le souhaitez. La conception est simple et astucieuse, et vous pouvez partager n’importe quel type de fichier (y compris des photos et des vidéos) avec vos collègues en une fraction du temps qu’il faudrait pour leur envoyer un courriel. (Il est intéressant de noter que les équipes qui utilisent Slack affirment avoir constaté une réduction moyenne de 48,6 % de leurs courriers électroniques internes). Il dispose également d’une fonction d’appel vidéo pour un maximum de 15 participants, pour les jours où vous avez besoin de voir le visage de vos collègues.

02 Cisco WebEx

Ce géant de la vidéoconférence, créé en 2007, est l’un des plus grands acteurs de ce secteur (c’est l’un des outils de réunion en ligne les plus utilisés au monde). Les principaux arguments de vente de WebEx sont sa grande qualité, conçue pour donner aux utilisateurs l’impression d’être dans la même pièce que leurs collègues. Les utilisateurs peuvent accueillir et rejoindre des réunions, partager des écrans et des documents et passer facilement le contrôle entre les membres de l’équipe lorsqu’ils font des présentations ou écrivent sur des tableaux blancs virtuels. Généralement utilisé pour la collaboration en équipe, les webinaires, la formation et le support client, il est aujourd’hui un outil essentiel pour les organisations travaillant à domicile.

03 Zoom

Labellisée “Business Story of 2020”, la société de téléconférence Zoom est l’une des rares véritables réussites dans le contexte de la pandémie mondiale. Ce service basé sur le cloud computing combine la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la collaboration mobile. Actuellement la deuxième application la plus téléchargée au monde, son stock a grimpé en flèche alors que les marchés s’effondraient, s’évanouissant de plus de 100 % depuis le début de l’année. Ses principaux atouts sont la qualité audio et vidéo, la possibilité d’enregistrer les appels pour les revoir plus tard, de partager facilement les écrans et de programmer des événements, de les exporter dans des calendriers et d’inviter des invités, afin que personne dans votre équipe ne rate jamais un appel.

04 Microsoft Teams/Office 365

Le poids lourd de la technologie, Microsoft, est un autre fournisseur souvent cité d’outils de collaboration et de communication dignes de respect. Pour la collaboration, il y a Office 365 avec sa gamme inégalée de fonctionnalités. Cette solution basée sur le cloud offre toutes les fonctionnalités traditionnelles d’un traitement de texte, d’un tableur et d’un diaporama, et permet à plusieurs personnes de modifier les mêmes documents en temps réel. L’offre de visioconférence de Microsoft, Teams, est désormais proposée avec de nombreux packs Office 365, et permet de rationaliser les communications à distance grâce à des salles de réunion virtuelles de haute qualité.

05 G-Suite

La gamme complète des outils de cloud computing et de collaboration de Google. La véritable valeur de G-Suite est tout simplement la gamme complète d’outils interconnectés – du courrier électronique et du calendrier aux documents et aux feuilles, en passant par la vidéoconférence avec Google Hangouts. Parfaits pour les start-ups et les PME, ces outils de collaboration sont gratuits, avec des fonctionnalités commerciales supplémentaires pour les cas où votre entreprise a besoin d’un niveau de personnalisation supplémentaire. Véritablement collaboratifs, les membres de l’équipe peuvent consulter les calendriers des autres membres, communiquer par chat et travailler sur des documents en même temps.

06 Asana

Fondée en 2008 par Dustin Moskovitz, co-fondateur de Facebook, Asana est conçue pour aider les équipes à organiser, suivre et gérer leur charge de travail, ce qui facilite le travail en commun sur les projets. D’une conception élégante, ce logiciel-service permet aux équipes de créer des projets, d’assigner du travail à leurs coéquipiers, de fixer des délais et de discuter de tâches spécifiques, le tout en un seul endroit. Il est également fourni avec une suite d’outils de reporting pour aider les membres à suivre l’avancement des projets.

07 Trello

Cette application de gestion de projet basée sur le web a été conçue pour rendre la collaboration sur les projets aussi simple que possible. Les projets globaux sont mis en place sous la forme de conseils et les membres peuvent ajouter des cartes pour des étapes ou des tâches individuelles, les assigner aux personnes concernées, établir des priorités et ajouter des calendriers. Flexible, facile à utiliser et visuellement attrayant, il peut être utilisé dans toute une série de secteurs, de la gestion de projets logiciels et de la conception de sites web à la gestion de dossiers de cabinets d’avocats et à la planification de leçons.

08 Harvest

Harvest est un outil de suivi basé sur le web, qui vous permet de contrôler le temps et le budget que les membres de votre équipe consacrent à des projets ou des tâches individuels. Il est également doté de fonctions de facturation et de rapport, de sorte que les clients reçoivent des rappels de paiement automatisés plutôt que d’être poursuivis par les gestionnaires par courrier électronique. L’application complémentaire de Harvest, Forecast, est un outil de visualisation qui aide les équipes à établir des plans afin que vous puissiez vérifier d’un seul coup d’œil la disponibilité de vos collègues. Elle remplace parfaitement les longues feuilles de calcul.

09 Powwownow

L’entreprise de télécommunications Powwownow a peut-être inventé l’avenir des conférences téléphoniques. Disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, elles permettent de communiquer instantanément et sans problème avec vos collègues, où qu’ils se trouvent dans le monde. Le principal avantage est une économie de coûts, car vous pouvez tenir des conférences téléphoniques dans le monde entier, sans être pénalisé par les frais de raccordement communs aux autres fournisseurs. L’outil de réunion web intégré vous permet de partager des écrans et des notes, de prendre des commentaires et d’enregistrer les réunions importantes, de sorte qu’aucune décision vitale ne vous échappe.

10 Ryver

Autre plateforme de messagerie de premier plan, Ryver vise à aider les organisations à mieux communiquer. Vous pouvez créer autant d’équipes que vous le souhaitez et les classer facilement, et les conversations peuvent être établies avec des individus, des petits groupes ou des équipes entières. Un ensemble de filtres vous permet de contrôler qui voit ce que vous dites et publiez dans l’application, et des messages spécifiques peuvent être marqués si vous souhaitez y revenir plus tard. Enfin, tous les messages de l’entreprise peuvent être trouvés dans un flux d’informations de type Facebook- afin que vous ne manquiez plus jamais un message important – ou une échéance -.