Qu’est-ce que Sharepoint et comment l’utiliser ?

Grace à l’évolution technologique actuelle, il est désormais plus simple de faire un partage de données avec des membres de la famille, des amis ou des collègues. Parmi les outils les plus performants du web figure Sharepoint. Il s’agit d’un outil qui permet de partager et de synchroniser des fichiers avec divers appareils en interne ou en externe. Qu’est-ce que Microsoft Sharepoint ? Quels sont ses avantages ? Comment l’installer ? Tout de suite un article à ce propos.

Présentation de Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint est un outil intranet et extranet fonctionnant sur office et intégrant diverses applications pour assurer la gestion commerciale, le CRM ou encore l’ERP. Le système de collaboration se base sur un site internet, se servant d’applications de workflow, de liste de base de base de données et d’une fonction de sécurité pour une collaboration professionnelle. 

Le contrôle de l’accès à l’information, ainsi que l’automatisation des processus workflow est alors plus simple et pratique pour l’entreprise. Le Sharepoint online dispose même davantage de fonctionnalités, s’intégrant parfaitement aux applications Cloud.

Sharepoint : Utilités et bénéfices

L’utilité de Sharepoint

L’outil Microsoft Sharepoint sur pc ou Mac permet :

• La création de sites intranet, de pages web et d’une bibliothèque de documents ;
• La personnalisation du contenu avec un rajout de composants Webpart ;
• Un partage d’information sur une plateforme d’équipe ou une plateforme de communication, avec une présentation d’éléments visuels ;
• Le suivi et la recherche de site web, de fichiers ou de personnes au sein de l’entreprise ;
• La gestion du flux de travail quotidien et des formulaires ;
• La synchronisation et le stockage de fichiers à l’intérieur du Cloud, pour renforcer la sécurité.

Les avantages de Sharepoint

Sharepoint est avantageux en tous points pour une entreprise en termes de productivité et de visibilité. Disposant de fonctionnalités axées sur une collaboration, chaque partage effectué est sécurisé au plus haut point.

L’outil Sharepoint est facile d’entretien et simple à comprendre pour n’importe quel acteur au sein d’une entreprise. Il permet une amélioration de la gestion de projets (découvrez l’utilité du rétroplanning dans la gestion de vos projets). En ce qui concerne la recherche d’informations, l’outil de content management procure un gain de temps énorme, sans nécessiter beaucoup de temps pour l’implantation.

Apprendre à utiliser Sharepoint

Quelles différences entre Sharepoint et OneDrive ?

Vous connaissez certainement OneDrive. Eh bien, les deux applications créent souvent une confusion chez les internautes. Ce sont tous deux des outils de partage et de synchronisation de documents entre ordinateurs, smartphones Android ou IOS, tablettes, etc.

Malgré leurs points en commun, les applications ne sont pas identiques en tous points. Et pas seulement en termes de logo !

Si OneDrive est plutôt destiné au stockage et à la synchronisation de fichiers personnels, Sharepoint permet, quant à lui, la gestion de documents collectifs telles que vos présentations Powerpoint par exemple. Le second assure une collaboration entre diverses équipes pendant l’élaboration d’un projet par exemple.

Notre tutoriel pour installer et utiliser Sharepoint

Il n’est pas nécessaire d’installer Sharepoint sur votre appareil. L’outil collaboratif est directement accessible à partir d’un simple navigateur web. Pour ce faire, il faut juste se rendre sur le compte professionnel ou le compte scolaire office. Une fois arrivé sur la page d’accueil de Microsoft 365 ou encore dans le lanceur d’Apps, cliquer sur Sharepoint. Rien de plus simple !

En ce qui concerne la gestion de contenu, l’outil de partage offre diverses possibilités pour l’ajout de métadonnées. Lorsque le contenu et les données sont sur le site, l’automatisation commence pour :

• La gestion de la base de données des utilisateurs ;
• L’enregistrement des fichiers;
• La suppression et l’élimination de toutes les informations selon le centre d’activité de l’entreprise.

Les différentes applications sur Sharepoint

Les applications Sharepoint sont rajoutées aux espaces de travail des collaborateurs, améliorant la plateforme standard avec d’autres fonctions et options. Nous allons énoncer quelques-unes des applis les plus performantes de Sharepoint.

1-Important Messages

Il s’agit d’un webpart qui simplifie le positionnement de page avec des notifications d’alertes très claires.

2-Corporate news App

Des webparts très performants sont intégrés à la plateforme, permettant d’afficher les actualités, avec image, titre, description et lien.

3-List Carousel

L’intégralité du contenu est mise à disposition avec des images d’illustrations.

4-Bright Banner

Les actualités défilent sur les pages avec des légendes et des effets de transitions. Une nouvelle actualité rajoutée signifie une nouvelle liste dans Sharepoint.

5-OneBit Quick Poll

Des mini-questionnaires sont intégrés, permettant à chaque utilisateur d’entrer directement la réponse à partir de sa webpart lors d’une enquête.

Sharepoint est un portail intranet et extranet d’une praticité et d’une efficacité sans égales en termes de collaboration, s’adaptant facilement à l’environnement de travail. Vous n’aurez plus à perdre de temps pour aller de service en service afin de suivre l’évolution de toutes les étapes du projet.