Gestion locative immobilière : comment tenir sa comptabilité

Comment tenir sa comptabilité en gestion locative immobilière

Pour toute gestion sérieuse il est important de saisir les diverses opérations comptables relevant du poste concerné. Ainsi en gestion locative, la société de gestion locative immobilière doit se tenir à jour des opérations comptables touchant :

• aux bailleurs ;
• aux clients ;
• aux fournisseurs.

La première saisie comptable de la société de gestion fait référence aux informations bancaires des différents bailleurs et de leurs locataires.

Obligations comptables mensuelles

Tous les mois, la société devra veiller à la préparation de certains éléments comptables à renouveler régulièrement. En premier lieu, on préparera les avis d’échéance pour chaque locataire. Ceci est un appel d’avoir à payer son loyer. Il s’agit d’un document important, mais pour autant, non obligatoire.

Dès réception du paiement des locataires il y a de nouvelles obligations comptables :

• l’édition de la quittance : celle-ci est un document comptable obligatoire, puisque la société se substitue au bailleur et assure, en ses lieux et place, avoir bien encaissé le loyer prévu.
• paiements divers à prévoir : règlement de factures diverses concernant d’éventuels travaux, les charges du Syndic, retour des dépôts de garantie.
• gestion des primes d’assurance pour loyers impayés. Ces primes sont à acquitter mensuellement pour les bailleurs y ayant souscrit.

Ce n’est qu’après toutes ces opérations que la société de gestion versera des acomptes aux bailleurs, après déduction de ses propres honoraires, prévus par le contrat de gestion.

Départ d’un locataire

Il convient d’établir certaines retenues sur le dépôt de garantie, après l’état des lieux de sortie, si besoin. Ensuite on remboursera le dépôt de garantie du locataire, dans le délai prévu par le bail.

Non-paiement du loyer par un locataire

Dans ce cas, il faut relancer le locataire afin de trouver un arrangement amiable. Les premières relances se font généralement par téléphone ou mail. Pour le cas où ces tentatives resteraient infructueuses, il faudra en arriver aux courriers de mise en demeure en recommandé. Enfin, pour le cas où ces démarches resteraient, elles aussi, sans effet, le dossier sera transmis à un organisme de recouvrement, qui aura pour tâche de gérer le contentieux.

Obligations comptables mensuelles générales

Chaque mois ou chaque trimestre, la société de gestion immobilière par son comptable, éditera des comptes rendus de sa gestion. Ceux-ci sont adressés aux différents bailleurs afin qu’ils soient tenus informés de toutes les actions et événements intervenus sur la période concernée concernant leurs biens.

Obligations comptables annuelles

A la fin de chaque exercice annuel de gestion locative il faut régulariser l’état des charges locatives ainsi que le règlement des taxes d’ordures ménagères. Ces documents étant établis sur la base des éléments fournis par le Syndic et les bailleurs. Enfin, il convient de préparer les états de synthèse concernant les déclarations de revenus fonciers des différents propriétaires. En fin d’année, comme on le fait chaque trimestre, la société devra procéder aux rapprochements des divers comptes effectués durant l’année, afin de préparer le bilan comptable annuel. En conclusion de cet article, il est bon de rappeler que les différentes écritures comptables d’une société de gestion locative relèvent de 5 formes essentielles :

• le montant du loyer hors charges ;
• le montant des provisions sur charges ;
• les honoraires sur le loyer, charges comprises ;
• la TVA sur les commissions perçues ;
• le paiement sur le compte du bailleur, honoraires déduits.

Enfin on peut conseiller à la société de gestion locative immobilière de s’équiper d’un logiciel de gestion propre à lui faire gagner du temps et de l’efficacité.