Comment faire fonctionner le télétravail : 8 meilleures pratiques

Le télétravail, aussi connu sous le nom de télétravail, peut être bénéfique pour votre entreprise et l’environnement. Si elle est bien faite, votre entreprise peut réduire sa superficie, remonter le moral de ses employés et les rendre plus efficaces. Le télétravail permet également d’éviter la circulation automobile, réduisant ainsi la congestion et les émissions de gaz à effet de serre. Le télétravail comporte de nombreux avantages, mais s’assurer qu’un régime de télétravail maintient ou augmente les niveaux de productivité de votre entreprise exige une certaine prévoyance. Il existe un certain nombre de pratiques exemplaires à prendre en considération pour décider si une politique de télétravail convient à votre entreprise et comment l’appliquer.

Transparence

D’abord et avant tout, le télétravail doit être transparent pour votre employé, ses collègues, ses superviseurs et ses clients. Au moment de décider si un poste peut être rendu disponible pour le télétravail, tenez compte des interactions quotidiennes de l’employé. Les employés peuvent être tout aussi accessibles à la maison s’ils ont accès à la bonne technologie et si les employés savent comment l’utiliser. En aucun cas, les projets urgents ne doivent être retardés parce qu’un employé télétravaille. S’il y a un effet négatif sur l’entreprise, examinez s’il existe des technologies peu coûteuses pour atténuer cet effet. Sinon, le poste peut ne pas convenir au télétravail.

Qualifications des employés

C’est à votre entreprise de décider quels employés conviennent au télétravail. Une fois que vous avez décidé quels postes peuvent être exécutés à distance, vous devez élaborer des critères objectifs pour évaluer si le régime de télétravail d’un employé doit être approuvé. Par exemple, vous pouvez choisir de limiter le télétravail aux employés à temps plein ou aux employés exemptés de salaire, d’exiger une durée de service minimale ou de fixer des critères d’évaluation du rendement. Quelles que soient les qualifications que vous choisissez, communiquez-les clairement dans votre politique de télétravail. Des critères objectifs vous aideront à réduire les accusations de favoritisme ou de discrimination.

Heures de travail

Déterminez si le poste est basé sur un projet ou si vous avez besoin que l’employé soit disponible à des heures fixes. Certains employés préfèrent le télétravail parce qu’il offre un horaire flexible dans lequel ils peuvent accomplir leur travail. Exposez vos attentes par écrit. Si la disponibilité est une priorité, votre régime de télétravail devrait prévoir des heures de travail quotidiennes. Il est également important de fixer des limites avec les employés qui télétravaillent. Un employé à temps plein qui travaille à distance n’est jamais absent du bureau. Les attentes à l’égard de la disponibilité d’un employé qui télétravaille ne devraient pas être plus grandes que celles des employés qui ne télétravaillent pas. De plus, pour les employés rémunérés à l’heure et les employés non exemptés, des normes de suivi du temps devraient être en place pour gérer l’utilisation des heures supplémentaires.

Fréquence

Les modalités de télétravail peuvent être périodiques, de plusieurs jours par semaine ou à temps plein. L’idéal serait d’instaurer une période probatoire pendant laquelle vous limiteriez le nombre de jours pendant lesquels un employé peut télétravailler afin de déterminer si le travail peut être effectué de façon transparente. Il peut également aider l’employeur et l’employé à cerner les problèmes avant la mise en place d’un régime de télétravail permanent.

N’est pas un substitut à la garde d’enfants

Le télétravail est un travail, quel que soit l’endroit où il est effectué. Les modalités de télétravail assorties d’horaires de travail flexibles peuvent permettre à l’employeur de retenir un employé qui pourrait autrement démissionner en raison d’obligations familiales. Toutefois, la commodité du travail à distance ne devrait pas modifier les tâches de l’employé ou les attentes de l’employeur. Par conséquent, il est important de souligner que le télétravail ne remplace pas la garde des enfants ou des membres de la famille. Les heures de travail devraient demeurer au profit de l’employeur.

Confiance

Un bon régime de télétravail exige de la confiance. Naturellement, certains employeurs craignent qu’un employé éloigné puisse abuser d’une politique de télétravail. Si un employeur ne fait pas confiance à un employé pour travailler, l’arrangement ne sera jamais réussi. Il est fortement recommandé qu’un employeur utilise d’abord des critères objectifs pour évaluer si un poste et un employé en particulier conviennent à un régime de télétravail. De plus, la période d’essai, dont il a été question ci-dessus, devrait donner à l’employeur et à l’employé l’occasion de corriger leurs préoccupations concernant la communication et la disponibilité. Il est impossible de surveiller vos employés en tout temps, peu importe où ils travaillent. Si la méfiance est un problème permanent, le télétravail peut ne pas convenir à votre entreprise.

Achat d’équipement

Une autre exigence importante pour un régime de télétravail est d’inclure des instructions et des lignes directrices pour l’achat d’équipement comme les ordinateurs portatifs, le papier, les cartouches d’encre, les timbres, etc. Avant de conclure une entente de télétravail, votre entreprise devrait élaborer une politique sur les dépenses d’affaires et des normes relatives à l’équipement pour tous les employés qui télétravaillent. Les lois des États varient en ce qui concerne les politiques d’achat et de remboursement de l’équipement. De plus, un certain nombre de règlements fédéraux régissent le remboursement et l’acquisition d’équipement. Par exemple, en vertu de la LSF dite ” règle de récupération “, les dépenses liées au travail ne peuvent réduire le salaire d’un employé sous le salaire minimum applicable ou la rémunération des heures supplémentaires requises. De plus, l’OSHA tient les employeurs responsables, dans les lieux de travail à domicile, des dangers causés par les matériaux, l’équipement ou les processus de travail qu’ils fournissent ou exigent pour être utilisés au domicile de l’employé.

Capacité de rappel

Enfin, un employeur devrait toujours se réserver le droit de rappeler les employés qui font du télétravail pour les besoins de l’entreprise. En général, le rappel d’employés dans le cadre d’horaires de télétravail devrait être réduit au minimum afin d’assurer un travail sans faille. Toutefois, il peut y avoir des raisons telles que des réunions obligatoires de tout le personnel ou des projets en personne d’une durée déterminée qui exigent le rappel des employés. Les politiques de rappel doivent être raisonnables, appliquées de façon uniforme et donner aux employés un préavis suffisant pour ajuster leur horaire. Étant donné que l’un des avantages du télétravail à temps plein est la réduction de l’espace de travail, l’employeur devrait également se demander si un espace de travail sera disponible si un employé est rappelé sur le lieu de travail. Pour que le télétravail fonctionne pour votre entreprise, considérez ces huit meilleures pratiques. Avec suffisamment de prévoyance et de planification, votre entreprise peut récolter les fruits d’un espace de travail réduit et d’une productivité accrue.

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