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gestion

Bien gérer un organisme de formation : mode d’emploi

Pour aider les adultes dans leur reconversion professionnelle, il y a les organismes de formation. La création d’un organisme de formation a deux objectifs principaux : aider les personnes à trouver leur voie et vivre une aventure d’entreprenariat.

Pourquoi devenir un organisme de formation ?

Un organisme de formation s’adresse à toutes les personnes qui souhaitent mettre en place des formations pour les adultes. Dans un premier temps, vous serez amené à devenir un entrepreneur. Et dans un deuxième temps, vous devenez compétent dans la formation des personnes. La création et la gestion nécessitent beaucoup d’engagement. Certains entrepreneurs choisissent de suivre eux-mêmes une formation avant de se lancer dans cette aventure. Pour la création, des sites gouvernementaux sont là pour vous guider. Des logiciels sont également disponibles pour vous faciliter la gestion.

Les logiciels pour les organismes de formation

Quelques logiciels utiles pour l’organisme de formation

Un logiciel de gestion destiné aux organismes de formation peut être modulaire ou complet. À vous de faire votre choix selon vos besoins et votre budget. Voici des exemples de logiciel utiles à votre activité :

  • Gestion administrative des formations
  • Planning pour les tâches quotidiennes
  • Gestion commerciale pour développer l’activité
  • CRM pour la gestion des clients
  • Reporting et tableau de bord pour le suivi
  • Réglementation et démarche qualité pour la certification

Quelques outils pour les clients des organismes de formation

Un organisme de formation peut aussi faciliter sa gestion en digitalisant son côté utilisateur :

  • Catalogue en ligne de formation (tout savoir sur les fongecif )
  • Espace numérique pour travailler
  • Évaluation en ligne des formations
  • Signature électronique pour les différents dossiers
  • Prise de rendez-vous en ligne
  • Formation à distance

Ces outils digitaux facilitent l’apprentissage et la relation avec les élèves. En outre, ces personnes ne seront pas obligées de faire des aller-retour pour la formation et peuvent, ainsi, avoir d’autres activités.

Comment faire pour gérer un organisme dans sa globalité ?

La première chose à faire est la mise en place des processus internes. Faites-vous aider par des professionnels si cela dépasse vos compétences. Les processus internes concernent les salariés, les clients et l’organisme en général.

Ensuite, vous devez avoir au moins un logiciel de gestion. Le mieux c’est d’avoir un logiciel complet, car toutes les informations sont reliées entre elles et impactent les différents départements. Enfin, avec ce logiciel, certaines tâches sont automatisées afin d’éviter le travail chronophage.

La troisième étape est de digitaliser complètement votre organisme. Proposez des cours en ligne, des espaces web dédiés aux clients, des réseaux d’échange entre les élèves, mais aussi avec les formateurs. Pour développer l’activité de l’organisme, utilisez des outils d’aide à la décision qui vont orienter vos stratégies commerciales.

Comment faire pour la création ?

Pour devenir un organisme de formation, il faut suivre les démarches suivantes :

  • Rassembler les pièces à fournir pour la constitution de l’organisme de formation
  • Envoyer tous les dossiers en format zip par courrier électronique à l’adresse indiquée par votre préfecture
  • Après avoir reçu, un mois plus tard, le récépissé de déclaration de la création, faire une demande de certification d’habilitation

D’autres démarches sont aussi à faire avant et après la déclaration de l’activité. Il ne faut pas oublier qu’un organisme de formation a des obligations et des contrôles. Il doit donc réaliser des suivis administratifs et financiers :

  • Obligation de déclarer l’activité
  • Obligation de mettre en place un contrat ou une convention de formation professionnelle
  • Obligation de tenir la comptabilité (tout savoir sur la note de crédit )
  • Obligation de fournir diverses informations aux stagiaires

 

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