Réunions d’affaires – Trouver le bon équilibre

Les managers et les chefs d’équipe peuvent souvent se retrouver au milieu d’une réunion, avec l’impression de passer plus de temps à parler qu’à faire – quel est le secret pour trouver le bon équilibre ?

À un moment ou à un autre, nous avons tous eu un patron qui adore organiser une réunion, passant en revue les mêmes points encore et encore avec très peu de choses réellement faites. À l’inverse, ne pas prendre le temps de s’asseoir autour de la table et de discuter de tous les problèmes et possibilités est sans doute plus préjudiciable au développement de l’entreprise.

En tant qu’entrepreneur à la tête d’une entreprise en démarrage, il est important de gérer le temps aussi efficacement que possible. Le temps, c’est de l’argent et, bien qu’il soit agréable de regarder des graphiques pointant dans la bonne direction, ce n’est que lorsque des mesures sont prises que des résultats sont obtenus.

Établir un plan d’action

De nombreuses entreprises s’en tiennent à un calendrier de réunions trimestrielles, au cours desquelles elles examinent le résultat des trois mois précédents et font le point sur la situation de l’entreprise par rapport à leur objectif annuel. Les membres du personnel, qui peuvent être responsables de la direction de leurs propres équipes individuelles, se réunissent et partagent leurs idées et discutent des améliorations à apporter.

L’objectif d’une réunion réussie est que toutes les personnes impliquées soient au courant des résultats de l’entreprise et qu’elles aient des points d’action clairs à aborder et un point de mire au cours du prochain trimestre. Il incombe également aux chefs d’équipe de faire confiance à leurs employés. Plutôt que de fouiner par-dessus leur épaule, car cela suggère non seulement un élément de méfiance, mais éloigne les managers de leurs propres tâches quotidiennes.

 Se voir hors site

Lorsqu’il s’agit d’événements d’entreprise tels que des réunions importantes, ou des événements de team building, il peut être bénéfique de travailler dans un changement de cadre, par opposition au travail entre les mêmes quatre murs. Mélanger un peu les choses peut également encourager la créativité dans le groupe, en présentant de nouvelles idées qui n’auraient peut-être pas été exprimées autrement.

Les exercices de team building sont tout aussi importants que les réunions, car cela aide les équipes et les collègues à mieux travailler ensemble. Tous les six mois, louer une salle de fête dans un lieu ou sortir dans un restaurant et rassembler tout le monde pour des événements d’entreprise sera une journée ou une soirée bien dépensée à long terme.

Tenir des discussions

Il y a une différence majeure entre tenir une réunion et tenir une discussion. Une discussion est un moyen informel pour les équipes d’exprimer toute préoccupation, ou même de mettre en lumière tout succès – présentant ainsi une occasion de distribuer des éloges.

Une discussion montre également aux membres du personnel que les dirigeants s’intéressent à leurs employés sur une base régulière, plutôt que de simplement regarder les chiffres d’une feuille de calcul. La tenue de discussions régulières et informelles aidera le personnel à se sentir plus valorisé et concentré sur la réalisation de ses objectifs individuels. Elles permettront aux dirigeants de rester informés de l’état de leur équipe, sans avoir à réserver une réunion ou à demander à remplir un rapport, ce qui peut prendre du temps.

Soyez ouverts et honnêtes

Enfin, l’un des facteurs les plus importants pour trouver le bon équilibre en matière de réunions est que chacun soit ouvert et honnête avec les autres. Il ne sert à rien de s’asseoir autour d’une table et de passer en revue les points d’action si ce qui est dit n’est pas tout à fait honnête, quelle que soit l’importance de la critique.

Les réunions sont le moment de faire des critiques constructives lorsque cela est nécessaire. Si votre équipe n’est pas capable d’en donner et d’en recevoir, alors le temps passé en réunion n’aura servi à rien.

En affinant le temps passé dans les salles de réunion et en veillant à ce que des discussions ouvertes et honnêtes aient lieu, cela aidera votre entreprise à passer plus de temps à marcher et moins à parler.

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