Processus achat : Le guide pour organiser le processus d’achat de votre entreprise

Au sein de la gestion des opérations, les achats sont l’un des domaines les plus ignorés et les moins compris. En raison de ces facteurs, les achats représentent un défi pour la plupart des entreprises qui se retrouvent inévitablement avec des processus d’achat arbitraires et inefficaces. Pour plus d’informations, lisez cet article.

Comprendre le processus d’achat

À un niveau très élémentaire, les achats consistent à équilibrer la qualité, la quantité et le prix de manière à garantir que les besoins de votre entreprise sont effectivement satisfaits dans le cadre du budget qu’elle s’est fixé.

Avant de planifier une refonte du processus d’achat de votre entreprise, il est essentiel de bien comprendre les différentes étapes du processus d’achat.

Il faut commencer par identifier un besoin d’achat, décider du produit/service, mettre en place une équipe d’achat dédiée, planifier la quantité et spécifier les exigences de qualité, établir un budget, sélectionner les fournisseurs, la logistique, l’évaluation des performances, et enfin mettre en œuvre le contrat proprement dit.

Étapes du processus d’achat

– Identification d’une demande ou d’un besoin.

– Générer une demande d’achat qui comprend la spécification du besoin.

– Placer une demande de devis (RFQ).

– Examiner les offres reçues en réponse à l’appel d’offres.

– Sélectionner la meilleure offre sur la base de critères précis tels que le prix, la disponibilité et la qualité.

– Passer une commande qui, une fois acceptée par le vendeur, devient un accord contractuel comprenant des conditions générales de vente. Elles réunissent les accords de prix et conditions de règlement, les modalités de livraison, les garanties légales et vos droits de rétractation.

– Vérifier la livraison des produits ou du service pour s’assurer qu’elle est complète et répond aux exigences spécifiées par l’acheteur.

– Une fois cette vérification effectuée, le fournisseur établit une facture (la note de crédit n’intervient que si la facture est étonnée).

– La facture est vérifiée par rapport au bon de commande et les documents/enregistrements requis sont classés.

– Le paiement est effectué au fournisseur.

Avantages d’un processus d’achat optimisé pour les entreprises

La seule grande question à laquelle les entreprises veulent une réponse est la suivante : quels sont les avantages du système d’achat en ce qui concerne les revenus des entreprises ?

La réponse est simple : si les achats au sens strict consistent à acheter des biens pour répondre aux besoins de l’entreprise, leur impact sur les résultats de l’entreprise peut être considérable et s’étendre facilement au-delà du service des achats. Voici quelques domaines dans lesquels les achats peuvent avoir un impact sur d’autres secteurs de l’entreprise :

Efficacité opérationnelle : Un système de bons de commande optimisé peut faire gagner du temps et de l’argent et maximiser les flux de trésorerie. Un accès facile et rapide à un bon de commande, la possibilité de faire respecter les budgets et la garantie d’une responsabilité dans toute l’entreprise sont les clés d’un meilleur processus d’achat et, par conséquent, d’économies.

Réduction de la fraude : La fraude est un défi majeur pour toute entreprise. Les cas de fraude interne sont nombreux en l’absence d’un processus d’achat organisé. Toutefois, si une entreprise investit dans la mise en place d’un processus d’achat organisé, elle est assurée de disposer d’une piste d’audit pour chaque transaction – qui peut être utilisée pour identifier exactement qui tente de frauder l’entreprise, et dissuader d’autres personnes d’adopter un comportement frauduleux.

Accès facile aux informations essentielles : Cela permet non seulement d’améliorer l’efficacité et la responsabilité, mais aussi de donner à l’entreprise une plus grande visibilité sur les domaines à améliorer. Par exemple, une entreprise qui a accès aux dossiers d’achat sur une certaine période de temps pourra enregistrer les tendances d’achat et le comportement des fournisseurs et utiliser ces informations pour planifier et négocier les budgets des commandes futures.

Un meilleur contrôle budgétaire : Il s’agit là encore d’un défi pour les entreprises. Avant d’effectuer un achat, il est essentiel de savoir s’il y a suffisamment de fonds pour le payer. Un processus d’achat organisé améliore la planification et la gestion financières, ce qui entraîne une meilleure tarification, une meilleure planification et, bien sûr, un meilleur contrôle des flux de trésorerie.

Organiser votre processus d’achat

Un processus d’achat organisé fournit à l’entreprise un cadre clair et détaillé dans lequel elle peut travailler, et permet de faire correspondre la bonne solution aux besoins exacts de l’entreprise.

Utilisez la technologie : En automatisant votre processus d’achat, vous pourriez réaliser des économies de temps, réduire les risques commerciaux, rationaliser les processus et diminuer les coûts administratifs. Par exemple, en adoptant la fonction « Procure-to-Pay » (P2P), les entreprises peuvent bénéficier d’un traitement plus rapide, d’une meilleure visibilité sur le suivi des commandes d’achat et d’une réduction des investissements à forte intensité de main-d’œuvre.

Renforcer le service des achats : Mettre le service en contact avec l’ensemble des spécifications des produits/services et des exigences de la commande en temps utile. Des informations telles que la liste des prix, la liste des fournisseurs agréés ou même des informations détaillées sur le produit/service au fur et à mesure des besoins doivent être facilement accessibles pour éviter des retards inutiles.

Améliorer les relations avec les fournisseurs : En mettant l’accent sur l’augmentation de la valeur non seulement pour votre entreprise mais aussi pour le(s) fournisseur(s). La plupart des fournisseurs n’hésitent pas à reconsidérer les termes de leur contrat s’ils pensent que cela vous permettra de gagner plus d’affaires à l’avenir. En outre, la gestion des risques, en ce qui concerne les marchandises endommagées ou les retards d’expédition, est un domaine dans lequel il est plus facile de naviguer si les deux parties entretiennent des relations saines plutôt que de s’affronter. Avec un fournisseur fiable et coopératif à bord, la nécessité de réévaluer les fournisseurs et les conditions et contrats est réduite, il y a une marge de manœuvre pour les négociations de prix et votre service des achats ne devra pas se précipiter pour passer des commandes de dernière minute.

Établir un modèle de fonctionnement : Se concentrer sur la délégation des responsabilités en fonction des points forts des membres de l’équipe d’achat, tant pour les tâches commerciales que pour les rôles techniques. S’assurer qu’il existe un tableau de bord des performances et un objectif, une vision et des stratégies d’achat documentés qui sont périodiquement examinés par la direction générale. Faites participer votre équipe d’achat aux réunions cruciales relatives aux ventes et à la satisfaction des clients afin qu’elle soit en contact avec les travaux et les résultats des différentes sections du service.

Le rôle du service des achats

Le service des achats d’une entreprise a plusieurs responsabilités clés. Disposer d’une équipe qualifiée pour assumer ces responsabilités est primordial pour la réussite de l’entreprise. Voici quelques-unes des principales responsabilités du service des achats d’une entreprise :

– Coordonner les besoins en matière d’achats avec les services utilisateurs.

– Effectuer des recherches et des études de marché pour les achats.

– Identifier les fournisseurs.

– Analyser les propositions.

– Sélectionner les fournisseurs.

– Émission de bons de commande.

– Rencontre avec les représentants commerciaux.

– Négociation des prix, des conditions et des modalités.

– Gestion des contrats.

– Identifier et éliminer les problèmes liés aux achats.

– Tenue de dossiers d’achat complets.

Avant de déléguer des responsabilités au service des achats, il est important de définir une politique d’achat pour votre entreprise. Elle peut servir de guide au sein du service des achats et être utilisée comme un outil de connaissance pour les nouveaux membres de l’équipe. Le champ d’application d’une politique d’achat est bien sûr spécifique à chaque entreprise. Dans une petite entreprise, la politique est relativement simple et plus facile à créer et à maintenir. Il est évident qu’elle devra être plus détaillée et plus étendue dans une grande entreprise.

Voici un guide simple de ce que doit contenir une politique d’achat :

– Qui sera l’autorité principale pour l’achat d’articles pour l’entreprise ?

– Quels articles cette personne peut-elle acheter ?

– Quelles sont les limites de dépenses/le budget autorisé ?

– Quelles sont les exigences de l’entreprise en matière de concurrence avec les fournisseurs ?

– Sur la base de quels critères les fournisseurs potentiels seront-ils sélectionnés ?

– Quels types de contrats le service des achats peut-il conclure avec les soumissionnaires ou les fournisseurs finaux ?

– Quelle est la position de l’entreprise en cas de conflit d’intérêts ?

– Quelle est la position de l’entreprise sur la question des prêts personnels des fournisseurs ?

– Quelle est la position de l’entreprise sur l’acceptation de cadeaux ?

– Quel type d’information sera traité comme confidentiel par l’entreprise ?

– Quelle est la procédure à suivre pour traiter tout type de questions ou de problèmes juridiques (découvrez la méthode cqqcoqp ) ?

Comme mentionné ci-dessus, il s’agit d’une politique d’achat simple qui conviendra parfaitement à une petite ou moyenne entreprise. Les grandes entreprises traitent la création d’une politique d’achat de manière plus globale.

Évaluation des fournisseurs

L’évaluation des fournisseurs a lieu avant de passer une commande. Toutefois, le rôle d’une équipe d’achat ne se limite pas à identifier le meilleur fournisseur, mais aussi à s’assurer que, sur une certaine période, la valeur qu’ils obtiennent correspond aux coûts. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est d’évaluer périodiquement les performances des fournisseurs.

Les points suivants peuvent servir de référence lors de l’évaluation des performances d’un fournisseur :

– Les délais de livraison.

– Qualité des articles expédiés.

– Exhaustivité des commandes expédiées.

– Prix.

– Qualité du service à la clientèle.

– Solidité financière.

– Performances antérieures avec des commandes similaires.

– Capacité à répondre aux spécifications de la commande/du produit/service.

– Compétence des représentants commerciaux et du personnel technique.