Pourquoi les entreprises de commerce électronique ont-elles besoin de l’automatisation de la comptabilité ?

La collecte, la saisie et le traitement des données représentent un défi pour les entreprises. Financesonline a repéré les problèmes les plus courants dans la comptabilité des PME qui comprennent :

Les comptes clients/les recouvrements (51%)Les flux de trésorerie (44%)La paperasse (33%)La clôture mensuelle des comptes (28%)La gestion des salaires (27%).

De plus, de nombreux propriétaires de PME confirment qu’ils ont un manque de connaissances en comptabilité et en finances. C’est pourquoi ils externalisent souvent cette tâche ou utilisent divers logiciels. Dans cet article, je vais mettre en évidence les principaux problèmes de comptabilité du commerce électronique et comment garder vos livres exacts avec moins d’efforts que vous n’en mettez actuellement.

Quels sont les problèmes les plus courants en matière de comptabilité du commerce électronique?

Une comptabilité précise est fondamentale pour toute entreprise de commerce électronique. Et vous pouvez construire une entreprise prospère et en pleine croissance sur cette base.

Pourtant, de nombreux propriétaires d’entreprise la considèrent comme une charge chronophage et, par conséquent, essaient de l’éviter ou de la reporter à la dernière minute. Sous-estimer l’importance de la comptabilité du commerce électronique peut coûter des dizaines de milliers de dollars en raison de la non-préparation des rapports à temps, ou si, à la dernière minute, il s’avère que votre rapprochement est déséquilibré.

Retarder tout jusqu’au dernier moment

Lorsqu’il s’agit de comptabilité, de nombreux entrepreneurs voient beaucoup d’informations à étudier et décident de simplement fermer les yeux. Et ils ne s’en soucient pas jusqu’au moment de payer les impôts et que la réconciliation ne s’équilibre pas ou que certains paiements ont été effectués à partir d’un compte personnel avec le numéro de sécurité sociale, certaines transactions n’ont pas été enregistrées à cause de cela. Tout cela cause beaucoup de stress à un propriétaire d’entreprise bien que cela puisse être évité en engageant un comptable ou en utilisant un logiciel de comptabilité.

Remboursements et rétrofacturations

L’un des plus grands défis dans le rapprochement des transactions de commerce électronique sont les enregistrements des remboursements et des rétrofacturations.

Vendable. Un article qu’un acheteur veut retourner est encore bon pour le vendre à quelqu’un d’autre et retourne dans l’inventaire. Ici, vous devez être prudent car parfois la marque de catégorisation manque et vous devez revérifier si vous pouvez toujours vendre un article retourné. Dans le cas contraire, un produit défectueux peut être expédié, ce qui peut entraîner de mauvaises critiques de la part des clients. Certains vendeurs optent pour le retour des marchandises dans leurs bureaux afin de pouvoir les vérifier. Ce qui fonctionne bien si le bureau a suffisamment d’espace pour stocker les marchandises pendant un certain temps. Dommages. Si un article est classé comme endommagé et que c’est votre faute en tant que vendeur, votre entreprise doit rembourser le coût à ses propres frais. Si c’est la faute d’Amazon, vous pouvez demander un remboursement en soumettant une demande. Customer Damaged. Toutes les marchandises qui sont ouvertes sont considérées comme endommagées car elles ne sont plus « neuves ». En effet, certains articles sont endommagés et d’autres non, mais Amazon ne peut pas toujours les classer correctement en raison de la spécificité d’une chose. Défaut. Bien, il arrive parfois qu’un produit ne fonctionne tout simplement pas.

La comptabilité de la taxe de vente est déroutante

La taxe de vente est une dette de l’entreprise qui doit être engagée envers l’État selon le calendrier de paiement requis. La taxe sur les ventes n’est pas incluse dans votre revenu. Le scénario idéal serait de simplement séparer les taxes à payer et les ventes dans votre logiciel de comptabilité, mais les choses ne sont pas si simples.

Avant de collecter les taxes de vente, un propriétaire d’entreprise doit demander et obtenir une pièce d’identité partout où le propriétaire a un nexus.

Ceux qui utilisent Fulfillment by Amazon (FBA) seront confrontés à plus de complications. La plupart du temps, lorsqu’Amazon transfère des biens ou des articles dans un certain état, il se produit qu’une entreprise obtient un nexus légal qui l’oblige automatiquement à taxer et tout ce qui est vendu aux résidents de cet état.

Les erreurs manquantes

Un autre problème courant est d’avoir des erreurs pour de multiples raisons. Les transactions bancaires ne se synchronisant pas avec le système de comptabilité que vous utilisez et les nombreux doublons créés peuvent brouiller les enregistrements comptables. Et un comptable passera des heures sur le processus de rapprochement pour une certaine date lorsque vous devez soumettre des relevés à votre banque si elle ne s’équilibre pas.

Le rapprochement est un processus de comptabilité qui garantit que les comptes du grand livre sont exacts et complets. Il est généralement effectué en comparant deux ensembles de registres.

Si le logiciel que vous utilisez ne se synchronise pas ou ne s’intègre pas à votre système comptable, votre banque vous permettra de télécharger un fichier contenant les informations de vos transactions, puis vous importerez les données dans le système comptable.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité pour petites entreprises ?

Les logiciels de comptabilité sont réputés pour leurs excellents outils de gestion financière, d’enregistrement des transactions, de production de rapports, d’analyse, de préparation des impôts et plus encore. Les logiciels de comptabilité pour les petites entreprises varient en complexité. Les plateformes pour les entrepreneurs ou les petites entreprises ne sont pas si chères et parfois une version gratuite suffit pour accomplir les tâches nécessaires.

En revanche, les entreprises plus grandes avec plus de processus commerciaux apprécieront plus de fonctionnalités et de capacités du logiciel. Mais en règle générale, ces programmes sont plus chers et le coût peut augmenter en fonction de la quantité d’informations à traiter ou avec une augmentation du nombre d’utilisateurs.

Et voici quelques points auxquels il faut prêter attention lors du choix d’un logiciel de comptabilité :

Prix. Combien cela va-t-il coûter ? Le prix augmente-t-il lorsque vous devez traiter davantage d’informations ? Devrez-vous payer davantage pour les nouveaux utilisateurs ? Facilité d’utilisation et besoins en formation. L’efficacité du logiciel. Les limites mensuelles de factures, de transactions, le nombre de synchronisations La qualité du support client et les moyens de communication. L’aide à la préparation et à la déclaration des impôts. Les rapports. L’accès depuis n’importe quel appareil. L’accès au CPA (si quelqu’un vous aide dans la gestion des finances)Le traitement d’une carte de crédit. Les intégrations tierces.