Les étapes essentielles pour la réussite d’une webconférence

Avec l’essor des nouvelles technologies, la webconférence est une pratique de plus en plus courante ces dernières années. D’ailleurs, les mesures de distanciation appliquées dans le cadre de la crise sanitaire ont mis en avant ces modes de communication. Désormais, ils sont couramment utilisés pour faire connaitre une entreprise, lancer une offre ou un nouveau produit, former les nouvelles recrues, favoriser la cohésion des équipes… Vous organisez une webconférence pour votre structure et vous voulez qu’elle soit une véritable réussite ? Voici les étapes essentielles pour atteindre votre objectif de développement grâce à la webconférence.

La webconférence : de quoi s’agit-il exactement ?

Une webconférence ou webinaire (webinar en anglais) est une réunion virtuelle (conférence en ligne ou réunion collective) qui passe par l’utilisation d’un logiciel dédié ou d’une plateforme web. Elle peut avoir différentes formes, plusieurs contenus et objectifs. Des sujets et des thèmes très variés peuvent être abordés dans le cadre d’une webconférence. On peut par exemple citer que le lancement de produit, un débat autour d’un thème précis, les formations en interne, les interactions avec son audience (pour l’informer, l’éduquer, la fidéliser, renforcer les liens, etc.)…

Dans la pratique, la webconférence peut impliquer une ou des présentations en PowerPoint, des démonstrations en direct, des vidéos passées en direct, des contenus pré-enregistrés pour appuyer ses propos ou apporter des explications…

Parmi les formes de webconférences les plus courantes, il y a l’interview, la co-animation et la conférence. En général, les internautes peuvent y participer à distance. Le webinaire peut être retransmis en direct ou en différé. D’ailleurs, bien souvent, la location d’un plateau TV webcast est une solution très pratique pour faciliter la diffusion de la webconférence.

En général, pour réussir un webinaire, il faut appliquer certaines stratégies. En effet, il faut rendre la présentation engageante et intéressante. Pour ce faire, il faut anticiper les besoins de son audience et surtout favoriser les interactions pour savoir ce qui l’intéresse. Par ailleurs, il faut aborder un thème que vous maitrisez parfaitement pour avoir l’assurance de pouvoir répondre efficacement à toutes les questions et remarques.

N’hésitez pas à demander à des experts de venir interagir pendant la webconférence pour ne pas être démuni sur certains sujets qui sortent de votre domaine de compétences. Il faut aussi veiller à la qualité des équipements utilisés pour la transmission (image, son, éclairage, connexion internet, ordinateur…) afin d’éviter les problèmes techniques qui vont faire fuir votre audience et donner une image négative de votre entreprise.

Diffusion d’une webconférence : les outils nécessaires

Pour diffuser une webconférence, que ce soit en direct ou en différé, plusieurs équipements sont nécessaires. Ils dépendent essentiellement du type de webconférence que vous organisez et donc de vos besoins précis. Vous devez ainsi commencer par définir vos besoins : le type de contenus à diffuser, l’envergure de l’évènement, le type de rencontre, les participants…

La location d’un plateau TV

Le plateau TV est un espace aménagé qui comporte tout le nécessaire pour les séminaires et les conférences. Il permet d’enregistrer des vidéos de qualité, permettant d’assurer le rendu de vos vidéos, qu’elles soient retransmises en direct ou non. Outre le cadre, le plateau TV est généralement équipé de matériel haut de gamme, comme les lumières, les écrans, les caméras, les micros, le mobilier personnalisable avec le logo de votre entreprise… Pendant la webconférence, vous pouvez faire participer des personnes à distance et interagir avec un public virtuel.

Le matériel pour filmer

Pour une webconférence qui ne nécessite pas la location d’un plateau TV, vous devez avoir à disposition un matériel adéquat pour filmer. En général, les professionnels optent pour une webcam (il faut miser sur un appareil haute définition). Si vous prévoyez de filmer plusieurs participants dans une salle de conférence, une caméra grand-angle sera nécessaire.

Le casque micro

Si vous allez intervenir virtuellement avec des personnes qui ne se trouvent pas avec vous, vous devez disposer d’un casque micro. C’est un outil indispensable qui permet d’éviter les échos et d’entendre (et se faire entendre) de manière claire. Optez pour un modèle haut de gamme qui peut filtrer de manière optimale les bruits qui peuvent altérer la qualité des échanges, même si vous vous trouvez dans un bureau calme.

L’importance des évènements digitaux pour les entreprises

Au cours des dernières décennies, le digital occupe une place particulière dans le développement d’une entreprise. En effet, il a transformé à la fois la vie en interne (mode de travail, échanges entre les acteurs au sein de l’entreprise…) ainsi que le marketing d’entreprise.

Grâce aux nombreuses possibilités qu’ils offrent, les évènements digitaux sont de plus en plus indispensables pour les entreprises. Par exemple, le chat en ligne et les commentaires permettent aux participants et aux clients de poser des questions directement au conférencier. Le conférencier va ainsi répondre directement aux questions posées, donnant ainsi à la webconférence un caractère interactif et efficace pour susciter l’engagement de son audience. Par ailleurs, cette interaction qui se fait directement va permettre de nouer un lien entre les participants et l’entreprise.

Les évènements digitaux comme la webconférence permettent aussi d’accroître son audience et d’avoir plus de visibilité. En effet, ce moyen de communication et d’échanges ne connait pas de frontière. Vous allez ainsi toucher un vaste public qui se trouve dans toutes les régions du globe.

Par ailleurs, à la différence des évènements classiques, la webconférence a un moindre coût et peut être organisée plus rapidement. Les entreprises ne sont plus contraintes de réaliser des tâches chronophages et contraignantes comme la location d’une salle ayant la capacité suffisante pour l’évènement. Elles n’auront pas à se préoccuper de la gestion du nombre de participants, de la mise à disposition d’outils pour les participants (tablettes…), etc. De plus, le stress et les contraintes liés au temps, au déplacement des participants et à leur disponibilité n’existent plus dans le cadre d’un webinaire.

La webconférence donne aussi la possibilité d’avoir une meilleure visibilité. En effet, les évènements digitaux ont tendance à faire connaitre les entreprises et à accroître leur notoriété auprès des audiences cibles. Comme la participation nécessite souvent une inscription, c’est un moyen d’obtenir des données précieuses comme les coordonnées et contacts que vous pourrez exploiter par la suite pour développer votre activité.