Les 5 pièges à éviter dans l’organisation d’un séminaire

En entreprise, l’organisation des séminaires vise plusieurs objectifs. Ces rendez-vous permettent de développer la cohésion au sein de vos équipes. Ce sont également au cours des séminaires que des décisions importantes pour l’évolution de l’entreprise sont prises. Pour réussir ces réunions, il importe d’être assez attentif à certains détails. Voici les 5 pièges à éviter :

Choisir une mauvaise date

Vous trouverez plusieurs adresses en ligne pour l’organisation de cet événement. La plateforme https://www.startnplay.com/organisation-seminaire/ vous donne plusieurs conseils en ce sens. Le premier piège à éviter pour réussir votre séminaire, c’est de choisir une date à la va-vite. En effet, il est courant de remarquer que des responsables d’entreprise se précipitent pour cette décision et cela les oblige à changer la date en fin de compte. Cela dénote d’une mauvaise organisation qui ne donne pas une bonne image de votre structure.

Pour choisir la date de votre séminaire, évitez donc les jours fériés, les vacances scolaires et les ponts. De même, vous gagnerez à prendre l’avis de vos collaborateurs avant de vous décider pour la date.

Ne pas prévoir une thématique

Pour démarquer votre séminaire des autres rendez-vous professionnels courants, choisissez un thème pour la rencontre. Vous remarquerez que vos collaborateurs témoigneront plus d’engouement pour l’événement si la thématique leur convient. Cette dernière doit attiser la curiosité des invités. Au besoin, vous pouvez aussi les impliquer dans le choix de la thématique. Organisez par exemple, un vote et mettez en place une boîte à idées.

Ne pas bien communiquer

La communication est un élément important pour le développement d’une entreprise. Pour l’organisation de votre séminaire, il est donc important de ne pas oublier cet aspect. La communication autour de votre rencontre professionnelle doit porter sur les aspects suivants :

• le lieu de la rencontre,
• les activités proposées,
• les hébergements offerts.

Il faudra commencer la communication autour de ces éléments à bonne date et faire des rappels pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Négliger les dispositifs logistiques

Il est important de faire le choix des lieux et de les repérer à bonne date pour l’organisation de votre événement. Cependant, il ne faut pas s’en tenir uniquement à cela. Vous devez aussi planifier :

• les repas ;
• les pauses ;
• tester les matériels.

Planifier tous ces paramètres est essentiel pour la réussite de votre séminaire. En clair, les détails logistiques doivent être bien étudiés en amont de votre projet pour ne pas être surpris dans le temps. De cette façon, vous aurez alors plus de temps à consacrer à l’animation de votre séminaire.

Concevoir un agenda trop chargé

Plusieurs organisateurs de séminaires choisissent délibérément d’ajouter d’autres éléments à leur programme de base, et ce, à la dernière minute. C’est une mauvaise idée. Vous pourrez gagner en efficacité certes, mais en contrepartie, il faudra sacrifier les pauses et les repas. La conséquence, c’est que vos équipes manqueront de concentration pour la suite du programme. Il s’avère donc impérieux de veiller au maintien d’un bon équilibre. L’autre erreur à éviter, c’est d’écarter les collaborateurs lors des prises de décision. Il est important de remonter les idées et les propositions à l’ensemble de vos collaborateurs. C’est une excellente manière de développer leur sentiment d’appartenance.

En définitive, retenez que plusieurs éléments sont à prendre en compte pour la réussite de votre séminaire. Que vous soyez professionnel de l’événementiel ou non, il est important de veiller aux détails et d’impliquer au maximum, votre équipe dans tout le processus d’organisation. Entre autres, il faut choisir une thématique, faire les réservations à bonne date et bien communiquer autour du projet.