Il est important de limiter au maximum vos créances. Mais pour maîtriser vos créances, vous devez d’abord déterminer le délai de recouvrement d’un compte en souffrance. Le délai de recouvrement des créances est une mesure qui peut vous aider à comprendre combien de temps il faut aux clients et aux consommateurs pour vous payer.
Qu’est-ce que le délai de recouvrement des créances (DSO) ?
Le délai de recouvrement des créances (DSO) est le nombre moyen de jours qu’il faut à une entreprise pour recouvrer un paiement au cours d’une période suivant une vente. Un délai de paiement inférieur signifie que vous recouvrez plus rapidement les soldes en souffrance.
Pourquoi le délai de recouvrement des créances est-il important ?
Le délai de recouvrement des créances est une mesure importante pour les entreprises, car il peut aider à prévoir les flux de trésorerie. L’analyse du délai de recouvrement des créances peut vous aider à identifier les problèmes dans votre processus de gestion des comptes clients. Le suivi du délai de recouvrement des créances peut vous aider à identifier les tendances susceptibles d’influencer vos prévisions de trésorerie.
Si votre entreprise a un DSO élevé, envisagez d’évaluer vos politiques de crédit, y compris les personnes à qui vous accordez des crédits. Si votre délai de recouvrement commence à augmenter, cela peut signifier qu’une plus grande partie de votre trésorerie est affectée aux comptes clients. Un délai de recouvrement élevé peut indiquer que la crise de trésorerie approche.
Mais le DSO n’est qu’une pièce du puzzle lorsqu’il s’agit d’analyser les performances d’une entreprise. Les propriétaires d’entreprises doivent évaluer le délai de recouvrement des créances, ainsi que d’autres indicateurs clés de performance et ratios financiers, afin de bien comprendre la santé de l’entreprise.
Composantes de la formule DSO
La formule des jours de vente en cours divise les créances par le total des ventes à crédit, multiplié par un nombre de jours dans une période de mesure.
Vos comptes clients (A/R) sont tous les paiements en souffrance dus à votre entreprise, et peuvent être trouvés en examinant votre bilan et votre compte de résultat. Les ventes à crédit sont des ventes qui doivent être réglées à une date ultérieure.
Par exemple, disons que vous avez 20 000 € de comptes clients et que vous avez vendu 10 000 € à crédit dans une période de 30 jours. En utilisant la formule DSO, vous constatez qu’il faut en moyenne 60 jours pour recouvrer vos factures. La plupart des chefs d’entreprise comparent les chiffres tous les trimestres ou tous les ans, et non sur des périodes antérieures.
La formule DSO ne s’applique qu’aux entreprises qui émettent des ventes à crédit. Les ventes au comptant peuvent avoir un GRD de zéro. Mais vous ne devez pas les prendre en compte dans le calcul du délai de recouvrement, car elles fausseraient la mesure.
Comment calculer le GRD à l’aide de la formule de calcul du délai moyen de recouvrement des créances
Voici la formule pour les jours de retard de vente :
(Comptes débiteurs ÷ total des ventes à crédit) x nombre de jours = GRD standard
En plus du calcul de la GRD standard sur vos comptes en retard, vous pouvez calculer votre meilleure GRD possible. Votre meilleur GRD possible divise une partie courante de vos comptes clients par le total des ventes à crédit, multiplié par un nombre de jours. La formule est la suivante :
(Comptes débiteurs courants ÷ total des ventes à crédit) x nombre de jours = meilleur GRD possible
Exemple de calcul du délai de recouvrement des créances
Voici comment utiliser la formule des jours de retard de vente :
Prenons l’exemple d’une entreprise qui a 10 000 euros de créances au 1er janvier 2020. Le mois suivant, le 1er février 2020, l’entreprise a 12 000 € de créances. L’entreprise vend également 8 000 € de ventes à crédit entre le 1er janvier et le 1er février.
Utilisez ces étapes pour calculer le DSO :
1. Calculer le montant moyen des comptes à recevoir
Tout d’abord, nous trouverons la moyenne des comptes débiteurs sur la période analysée :
(10 000 € + 12 000 €) ÷ 2 = 11 000€ de créances moyennes
2. Trouver le total des ventes à crédit
Dans ce cas, nous savons que le total des ventes à crédit sur la période analysée est de 8 000 euros.
3. Trouvez le nombre total de jours dans la période
Le mois de janvier compte 31 jours, donc 31 sera le nombre de jours que nous utilisons dans la formule DSO.
4. Appliquez ces chiffres à la formule DSO
En utilisant la formule DSO, nous pouvons calculer le nombre de jours de vente restants avec les chiffres que nous avons trouvés. Compte tenu de la formule DSO :
(Comptes clients ÷ total des ventes à crédit) x nombre de jours = DSO standard
(11 000 € ÷ 8 000 €) x 31 = 42 jours de ventes en cours
Comment le délai de recouvrement des créances affecte-t-il les finances des entreprises ?
Lorsque l’argent que vos clients doivent à votre entreprise se trouve sur leur compte bancaire, cela a des répercussions négatives sur vos finances à plusieurs égards. La plus évidente est la perte de revenus.
Lorsque les comptes en souffrance dépassent 120 jours, vos chances de recouvrement sont d’autant plus faibles. Si cela se produit, vous risquez de perdre ce montant sur votre revenu avant impôt. Vous risquez également de perdre une occasion de développer ou d’améliorer votre entreprise, car vous n’aurez pas les liquidités nécessaires pour investir.
La perte de revenus peut également entraîner des problèmes de trésorerie qui peuvent vous amener à rechercher un financement extérieur. Si vous ne pouvez pas payer vos frais d’exploitation mensuels, vos paiements d’intérêts peuvent augmenter votre charge de trésorerie. Et si vous envoyez le compte à une agence de recouvrement, celle-ci peut percevoir un pourcentage du solde.
Qu’est-ce qu’un bon ratio de GRD ?
En général, un faible ratio DSO est meilleur pour votre entreprise. Mais le ratio idéal dépend de votre secteur d’activité et de votre type d’entreprise. En 2018, le nombre moyen de jours de GRD était de 40 jours parmi les sociétés non financières.
Pour comprendre l’efficacité de votre processus de traitement des créances, analyser les valeurs individuelles des GRD et examiner les tendances des GRD dans le temps. Un DSO plus élevé peut indiquer quatre choses dans votre entreprise :
- Les clients prennent plus de temps pour effectuer leurs paiements.
- Les clients ne sont pas satisfaits de votre entreprise ou de votre service à la clientèle, et peuvent donc être réticents à payer.
- Les clients dont le crédit est faible effectuent leurs achats à crédit. Vous devrez donc peut-être revoir vos conditions de crédit.
- Votre équipe de vente accorde des conditions de paiement flexibles pour stimuler les ventes.
Les délais de paiement peuvent également varier en fonction de la saisonnalité. En général, les hausses et les baisses saisonnières ne sont pas une source d’inquiétude. Prévoyez plutôt les flux de trésorerie de votre entreprise afin de prévoir les changements saisonniers.
8 façons d’améliorer les délais de paiement
Maintenant que vous comprenez comment le recouvrement des créances peut affecter la santé de votre entreprise, il est temps de mettre en place un plan d’action. Voici huit façons d’encourager vos clients à payer leurs factures et d’améliorer votre DSO :
1. Facturez les clients dès que vous livrez un produit ou un service.
Lorsque le moment est venu de percevoir les paiements des clients, ne tardez pas à faire envoyer les factures. Vous ne pouvez pas toujours contrôler la rapidité avec laquelle les clients vous paient une fois qu’ils ont votre facture en main. Mais envoyer des factures le plus rapidement possible après avoir livré un produit ou un service est une des mesures que vous pouvez prendre pour améliorer la rapidité des paiements.
2. Utilisez un modèle de facture qui inclut vos conditions de paiement, vos dates d’échéance et vos options.
Le fait d’inclure des informations sur vos factures, comme les jours d’échéance, les conditions de paiement et les options, peut vous aider à garder vos clients et vous-même sur la même longueur d’onde. Utilisez un modèle de facture qui inclut tous ces détails importants.
3. Automatisez votre système de comptabilité afin de pouvoir recevoir des alertes lorsque les factures sont en retard.
L’automatisation du processus des comptes clients est simple lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité qui s’intègre à votre système de paiement et à votre compte bancaire professionnel.
Certaines applications vous permettent de suivre facilement l’état de vos factures, depuis leur envoi jusqu’à leur dépôt sur votre compte bancaire professionnel, en passant par leur consultation par vos clients et leur paiement. Les factures sont triées par statut, les factures en retard étant listées en premier, ce qui permet de voir facilement qui vous est redevable.
4. Demandez le paiement dès que vous constatez des comptes en souffrance.
Lorsque vous découvrez des comptes en souffrance, prenez des mesures pour rappeler aux clients leurs paiements en retard. Il peut être difficile, voire un peu inconfortable, de faire connaître les paiements en retard, surtout si votre capacité à payer les factures de votre entreprise dépend des rentrées de fonds des clients.
L’utilisation d’un modèle de rappel de factures par courrier électronique peut vous aider à décider ce que vous devez dire lorsque vous prenez contact avec vos clients. Décrocher le téléphone et appeler vos clients peut également accélérer le processus de recouvrement.
5. Examinez vos livres et ajustez les conditions de paiement pour les clients qui paient régulièrement en retard.
Décidez soigneusement de vos conditions de paiement. Vous pouvez proposer de nombreuses conditions à vos clients, et si vous constatez que certains clients sont constamment en retard de paiement, il peut être utile de raccourcir vos conditions de paiement. Vous pouvez également envisager d’exiger des paiements complets ou partiels à l’avance.
6. Resserrez vos exigences en matière de crédit pour les nouveaux demandeurs.
Comme pour les décisions concernant les conditions de paiement, vous pouvez également prendre des décisions concernant les exigences de crédit de vos clients. Il est souvent plus facile de décider d’ajuster les conditions de paiement en fonction des antécédents de crédit d’un client avant d’achever un travail que de s’occuper du recouvrement d’un client qui paie en retard après que vous avez livré le travail. Les antécédents de crédit d’un client peuvent vous donner des indications sur la manière d’adapter vos conditions de paiement et vos politiques de crédit lorsque vous travaillez avec lui.
7. Demandez des acomptes et des paiements d’étape plutôt que d’attendre de récupérer le solde complet à la fin du travail.
Une autre façon d’améliorer votre trésorerie est d’exiger un dépôt avant de commencer le travail, ou de convenir de modalités de paiement qui exigent des paiements échelonnés. Les acomptes et les paiements échelonnés, qui sont versés en fonction de l’achèvement d’une partie spécifique du travail que vous effectuez pour un client, peuvent vous aider à être payé plus rapidement pour votre travail.
8. Offrez aux clients davantage d’options de paiement, y compris les paiements électroniques.
De nombreux clients peuvent être habitués à effectuer des paiements selon une certaine méthode, ce qui peut créer des frictions lorsqu’il est temps pour eux de payer leurs factures. Offrir un large éventail d’options de paiement peut contribuer à éliminer cet obstacle courant qui empêche de se faire payer à temps.
