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Comment gérer votre charge de travail pour une productivité maximale ?

Une excellente productivité repose en majeure partie sur la gestion optimale de la charge de travail. De plus, la capacité à faire face aux situations d’urgence, à répartir les tâches effectuées au quotidien et l’organisation du temps de travail sont autant de facteurs qui peuvent influencer votre productivité. Comment assurer une bonne gestion de votre charge de travail afin de garantir une productivité maximale ?

Suivez une formation TOP

Les TOP ou techniques d’optimisation du potentiel regroupent différentes stratégies mentales et moyens, dont peut user chaque individu, pour être plus performant. Ces techniques visent à mobiliser l’ensemble de vos ressources comportementales et psychocognitives dans le but d’optimiser votre productivité. Dispensée par des spécialistes, la formation TOP vous permet dans un premier temps de mieux vous connaître. Elle vous enseigne ensuite, les meilleures techniques pour bien gérer votre charge de travail. Grâce à cette formation, vous apprendrez comment faire face efficacement à toutes situations de stress ou d’urgence, et ce, dans le respect de votre bien-être et de votre santé. C’est pourquoi elle aborde de nombreux aspects de votre vie.

En effet, une formation TOP, comme il est possible de le voir sur Optimisermonpotentiel.fr, aborde la gestion des émotions, mais également celle du sommeil, deux facteurs jouant un rôle essentiel dans l’efficacité au travail. Elle vous permet de prendre des décisions importantes, malgré de fortes contraintes émotionnelles. La fatigue physique et celle nerveuse étant aussi des facteurs susceptibles d’impacter vos résultats au travail, elles sont toutes les deux abordées dans une formation TOP. En clair, c’est une formation qui s’adresse à tous les professionnels ainsi qu’aux apprenants en fin de formation et sur le point de découvrir le monde de l’entreprise.

surcharge de travail, pensez à une formation TOP

Utilisez vos heures les plus productives pour vos tâches les plus importantes

L’un des secrets pour être plus productif au travail est de faire un meilleur usage de votre temps de travail. Si vous avez déjà de l’expérience en entreprise, vous connaissez certainement vos heures les plus productives, c’est-à-dire les moments de la journée où vous êtes beaucoup plus motivé pour travailler. Ces heures doivent être mises à profit pour réaliser les tâches les plus importantes.

La plupart des gens sont beaucoup plus déterminés et motivés au début de leur journée de travail, autrement dit à partir de 8 h. C’est donc à ce moment que vous devez réaliser vos missions les plus importantes. Une étude révèle que ce temps de concentration dure environ 1 h 30. Prenez donc une pause à 9 h 30 pour prendre un café ou tout simplement pour faire un tour.

À partir de 10 heures, l’énergie et la concentration refont surface et vous pouvez de nouveau évoluer dans votre activité. À partir de 11 h 30, la performance baisse généralement. C’est le moment de réaliser les tâches les moins exigeantes. Il peut s’agir d’une réunion avec les collaborateurs, la lecture des e-mails, etc. Enfin, dans l’après-midi, reprenez avec les tâches les plus importantes à partir de 15 h.

Fixez-vous des échéances et respectez-les

Lorsque vous êtes un entrepreneur indépendant, vous vous retrouvez très vite submergé par le travail avec une multitude de tâches à réaliser, et ce, tout en respectant des délais. C’est une situation difficile que vous pouvez résoudre en planifiant la réalisation des tâches dans le temps. C’est pourquoi il convient de fixer des objectifs à court terme qui vous permettront d’atteindre ceux fixés à long terme. Nous vous recommandons donc d’établir différents plans d’action (quotidiens, hebdomadaires et mensuels).

Faites ensuite un point journalier ou chaque fin de semaine, afin de déterminer les objectifs atteints et ceux pour lesquels il faudra redoubler d’efforts. En ce qui concerne les objectifs non atteints, il est capital d’en déterminer la cause. S’il s’agit d’un facteur que vous pouvez maîtriser, tenez-en compte pour améliorer vos performances.

Créez un système pour organiser votre journée de travail

L’organisation d’une journée de travail est capitale pour gagner du temps, mais aussi en efficacité, en énergie et pour réduire le stress. C’est une tâche qui se fait en plusieurs étapes.

Classez les tâches selon les degrés de priorité et faites un planning

Pour mieux organiser votre journée, vous devez impérativement déterminer les tâches les plus importantes et celles qui le sont moins. Cela vous permet de les planifier selon vos heures les plus productives. À cet effet, la matrice d’Eisenhower vous sera utile. Celle-ci aide à déterminer les tâches :

  • les plus importantes et urgentes,
  • importantes, et qui ne sont pas urgentes,
  • non importantes, mais qui doivent être réalisées urgemment,
  • non importantes et non urgentes.

Passez ensuite à l’étape suivante.

Regroupez les tâches de même type et attribuez-leur une durée

Certaines tâches peuvent être regroupées. C’est le cas de la lecture de mails, de la mise à jour de l’agenda, du classement des dossiers ou encore des appels téléphoniques. Programmer certaines tâches dans un laps de temps vous simplifie les choses. Pour ce qui est de l’attribution de durée, le but est d’éviter le gaspillage de temps. Évitez de sous-estimer ou de surestimer le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches.

Enfin, il est important de considérer les imprévus. En effet, une situation (urgente ou non) peut surgir à tout moment de la journée et chambouler tout le programme. Prenez donc des dispositions pour vous réorganiser en conséquence. N’oubliez pas non plus de prévoir des moments de pause.

Utilisez la technologie pour vous aider à rester organisé et productif

De nombreux programmes et applications peuvent vous aider à rester organisé et surtout productif. C’est le cas de l’agenda électronique, une application que vous pouvez installer aussi bien sur votre smartphone que votre ordinateur. Ce dernier vous permet de noter et de vous rappeler vos rendez-vous, mais aussi vos dates d’échéance chaque jour.

Un autre outil essentiel pour une bonne productivité est le gestionnaire de tâches. Bien que beaucoup le confondent à l’agenda, sachez qu’il s’agit d’un outil différent. On y inscrit la liste des choses à faire, mais pour lesquelles nous n’avons pas défini d’horaires. Avoir un logiciel de listes de tâches sur votre ordinateur optimise votre efficacité.

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