Comment bien choisir votre outil de gestion de projet ?

Vous avez un projet professionnel à accomplir ? Son management entraîne souvent l’exercice d’un métier doté de multiples activités. De ce fait, la variété des tâches à réaliser est très diversifiée. Fort heureusement, les professionnels des solutions informatiques sont conscients de cela et mettent à votre disposition une large gamme d’outils de gestion de projet(aidez-vous du retroplanning). Pratiques et performants, ils sont là pour vous assister dans tout ce que vous faites. Découvrez dans cet article comment faire pour avoir le bon outil.

Définissez vos besoins

Il est important de procéder à une analyse fonctionnelle de votre besoin pour pouvoir mieux choisir votre logiciel de gestion de projet. Il est en effet primordial de pouvoir définir l’utilité d’avoir cet outil à votre disposition. Il s’agit de fonction d’usage. Voici donc les points que vous devez absolument voir pour mieux discerner vos attentes :

• les fonctionnalités d’un outil de gestion de projet que vous souhaitez avoir ;
• les contraintes auxquelles vous devez faire face ;
• ce que le logiciel peut vous apporter à vous, à vos collaborateurs et à vos clients ;
• la possibilité ou non d’utiliser le logiciel sur un ou plusieurs ordinateurs ;
• la possibilité ou non d’y avoir accès sans connexion internet ;
• les caractéristiques d’exploitation de données ;
• la possibilité ou non d’extraire et de partager des données avec ceux qui n’ont pas accès à l’outil.

Identifiez les principales fonctionnalités des outils de gestion de projet

La gestion des tâches à réaliser est une fonction centralisée. En démarrant une planification de projet, il faut impérativement être en connaissance de la faisabilité dans le temps. Grâce aux fonctionnalités de planification de projet, il est plus facile de procéder à l’établissement d’un chemin critique via une liste de tâches à accomplir. Avec un outil de planification des tâches à réaliser, il est possible d’avoir un visuel rapide des activités à effectuer et à venir afin d’avoir un suivi de projet plus efficace.

• La gestion des ressources : cela permet d’identifier qui doit s’occuper de la tâche. Il est alors possible de procéder à l’affectation d’une ressource à une tâche devant être effectuée pour identifier la charge de travail de chaque membre ;
• La gestion des compte-rendus : suite à une réunion ou un avancement au niveau d’un projet, il est primordial de procéder à un compte-rendu. Avec des outils de gestion de projet comme Visual Planning, il est désormais possible de le rédiger, de le partager et de le modifier, de manière facile. Grâce à cela, vous êtes épargné des échanges incessants de mails. Cela permet à tous les membres d’avoir les mêmes informations pour avancer dans la même direction et au même rythme ;
• Le travail collaboratif : ce type d’outil favorise aussi le partage de données grâce à une interface intuitive grâce à sa transformation en plateforme collaborative. Il est de ce fait possible de stocker et de partager des fichiers relatifs au projet ;
• Le reporting et le tableau de bord pour permettre à toute l’équipe d’être au courant de l’avancement et des résultats du projet.

Visual Planning, un exemple d’outil performant

Comme tous les autres outils de gestion de projet tel que Sharepoint, Visual Planning permet de gérer une large gamme de ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou dédiées à l’équipe en interne, à la clientèle, etc. Avec sa présentation, à la fois synthétique et visuelle, elle vous permet d’avoir accès un puissant tableau de bord. Il vous permet d’assurer le pilote et le contrôle des différentes activités de votre entreprise aussi bien à distance qu’en temps réel.

A l’aide d’évènements à créer, ce logiciel de gestion de projet organise tout votre travail en faisant glisser les icônes sur votre planning, à l’aide de votre souris. Vous avez la possibilité de qualifier de manière fine chaque évènement à l’aide de notes et de codes de couleurs différentes. C’est un logiciel à la fois simple et puissant, Visual Planning peut être compatible en ligne tout en gérant une large gamme de bases de données. Une version d’essai est aussi disponible et valable pour une durée de 21 jours.