Lorsque le nombre de participants à une réunion, un séminaire ou un autre événement professionnel est conséquent, louer une salle est souvent indispensable. Heureusement, à Lyon et dans toutes les grandes villes, ces salles sont nombreuses et offrent diverses prestations. Mais comment trouver la bonne ?
Plateforme spécialisée : qu’est-ce que c’est ?
Une plateforme spécialisée dans la réservation de salle pour événement professionnel est un site ou une application mobile dédié à cette activité. Leur première fonction est de proposer aux entreprises des salles de réunion, des salles de réception… Leur base de données est donc constituée de liste de prestataires qui proposent la location de salle. Ce type de plateforme fonctionne comme les plateformes pour les salles de mariage, à la différence qu’elles sont réservées aux professionnels.
Une plateforme est dite spécialisée lorsqu’elle propose une prestation bien précise. Si une telle plateforme propose à la fois des salles de réunion et des salles dédiées au mariage, ce n’est pas une plateforme spécialisée. Donc, pour trouver un lieu pour votre événement d’entreprise, la meilleure stratégie est d’utiliser une de ces plateformes spécialisées.
Comment faire pour trouver ces outils et comment les utiliser ?
La recherche
La meilleure façon de les trouver est de faire une recherche sur les moteurs de recherche web ou d’applications. Sinon, il y a aussi les annuaires qui regroupent toutes les plateformes spécialisées. Bref, vous l’aurez compris, c’est la même méthode que les autres recherches classiques.
L’utilisation
Pour faire une recherche, il suffit d’entrer les données dont vous avez besoin dans la barre de recherche et de donner des spécifications à l’aide des filtres. Sur le site https://www.kactus.com/fr/france/lyon vous avez plusieurs filtres dont : la ville, le nombre de participants, le type d’événement… Après, vous n’aurez qu’à choisir parmi les résultats donnés par la plateforme. Pour la suite, tout dépend de l’outil. Sur certains, pour réserver, il faut se connecter via votre compte. Pour d’autres, l’outil vous met en relation avec le prestataire de la salle. Mais le résultat reste le même, la réservation arrive entre les mains du prestataire final et c’est avec lui que vous réglez la facture.
Le fonctionnement des plateformes spécialisées
- Soit elles contactent les prestataires directement pour proposer leur prestation sur leur site
- Soit, elles ouvrent leur site aux prestataires. Ces derniers feront directement l’inscription de leurs salles sur la plateforme
Les plateformes touchent des commissions selon leur contrat avec les prestataires. Le prix des locations de salles annoncé est le prix que vous payez au prestataire. Ce dernier paye ensuite sa commission à la plateforme.
Les réels avantages qu’offrent les plateformes spécialisées
Pour les entreprises, les avantages sont :
- Ces plateformes spécialisées ont une large base de données. Elles proposent des lieux dans toute la France. De plus, ils sont déjà répertoriés sur leur site afin de faciliter la recherche.
- Ces plateformes sont gratuites. Vous ne payez pas d’abonnement, vous ne payez rien même si vous faites une réservation. Tout ce que vous payez c’est la location de la salle. La commission, c’est au prestataire de la payer.
- Ces plateformes vous donnent des résultats en fonction de vos besoins : disponibilité de la date de réservation et capacité de la salle.
- Sur chaque page de chaque salle, vous avez un descriptif complet : karaoké, piste de danse, espace détente, restaurant, accès handicapé, équipement son, vestiaire, micro, écran, DJ, vidéoprojecteur, Wi-Fi… Tous les équipements et animations que chaque salle peut proposer.