Le traitement des archives en entreprise est une tâche importante qui demande une certaine expertise en archivage et gestion des documents. Les archives, qu’elles soient papiers ou numériques, doivent être traitées pour ce qu’elles puissent être conservées pour une durée légale. Cependant, les étapes de traitement des archives forment une tâche chronophage. Pour se faciliter la vie, bon nombre d’entreprises préfèrent externaliser cette mission. Pour en savoir plus sur l’externalisation du traitement des archives et les étapes traitement archives, veuillez consulter ce lien.
Quelles sont les étapes de traitement des archives ?
Voici en général les étapes de traitement des archives :
Définition d’une politique d’archivage
Il s’agit de définir les règles et procédures à suivre pour archiver les documents produits par l’entreprise. Cette politique doit être en adéquation avec les obligations légales en matière d’archivage et considérer les spécificités du métier de l’entreprise.
Identification des documents d’archives
Cette étape consiste à recenser l’ensemble des documents produits par l’entreprise et de les classer selon leur cycle de vie. À l’issue de ce classement, on aura :
- des archives courantes : celles qui sont encore utilisées dans l’entreprise ;
- des archives intermédiaires qui ne sont plus utilisées régulièrement, mais sont encore nécessaires pour certains aspects administratifs ou financiers ;
- des archives définitives qui ont une valeur historique pour l’entreprise et sont conservées pour une durée illimitée.
Gestion des archives courantes et intermédiaires
Ces documents doivent être conservés dans un lieu de stockage adéquat. En outre, l’entreprise doit également considérer la durée de conservation de chaque document selon les règles juridiques en vigueur.
Conservation des archives définitives
Les archives définitives doivent être conservées dans un lieu de stockage sécurisé et doivent régulièrement être vérifiées pour garantir leur intégrité.
Numérisation des archives
Cette étape est de plus en plus courante pour les entreprises modernes qui souhaitent dématérialiser leurs archives et faciliter leur gestion. La numérisation des archives facilite leur recherche et leur utilisation grâce à une sauvegarde et un indexage rigoureux.
Archivage électronique
Il s’agit d’une pratique qui consiste à conserver les archives numériques dans des formats adaptés à leur conservation à long terme. Cela afin de garantir leur pérennité. L’archivage électronique doit répondre aux normes internationales en matière de conservation des données électroniques.
Communication des archives
Les archives conservées pourront être demandées par les membres de l’entreprise, des tiers, historiens, etc. sous certaines conditions. L’entreprise doit donc établir des règles de communicabilité en fonction de la nature des documents et en conformité avec les règles juridiques en vigueur.
Destruction des archives
Les archives courantes et intermédiaires sont détruites une fois leur durée de conservation atteinte en respectant les règles d’archivage en vigueur. Les archives définitives ne doivent cependant pas être détruites. Il est à noter que parmi ces étapes de traitement des archives, la numérisation et l’archivage électronique sont optionnels. La réalisation de ces étapes dépendra du type de documents à archiver.
Pourquoi archiver ses documents en entreprise ?
Archiver ses documents en entreprise présente plusieurs avantages importants :
- conservation des informations de manière organisée et sécurisée ;
- respect des obligations légales ;
- référence pour des besoins futurs tels que des litiges, des audits, des vérifications internes, des enquêtes, etc. ;
- gain d’espace physique ;
- collaboration et partage efficaces ;
- sécurité des données, etc.
