La réglementation relative à l’archivage des documents en entreprise

Quand une entreprise reçoit ou émet des documents (factures, fiches de paie, bons de livraison…), elle doit les mettre de côté et les garder. Toutefois, les documents d’archives ont des délais de conservation divers, en fonction de leur nature et de leur usage. Que dit la loi à ce sujet ?

Les divers enjeux des archives

Les archives désignent à la fois les documents et le lieu du dépôt de ces dits documents. Selon l’AFNOR, l’archivage Dijon représente la totalité des actions, des techniques et des outils mis en œuvre pour garder à moyen ou long terme des données dans le but de les exploiter.

Il renvoie obligatoirement vers des méthodes de conservation des documents et une organisation temporelle.

Selon la loi du 79-18 du 3 janvier 1979, les documents doivent être gardés durant un certain laps de temps afin qu’ils puissent être produits comme preuve si un litige survient ou dans le cadre d’un contrôle administratif.

Conservez les documents pièce par pièce : les délais à respecter

Selon l’article L.123-22 du Code de Commerce, les documents et les pièces comptables comme le livre et le registre de comptable ou encore les factures et bons de commande doivent être gardés 10 ans à compter de la fin de l’exercice social.

En ce qui concerne les documents civils et commerciaux comme le contrat conclut entre vendeur et client, la correspondance commerciale, le document bancaire ou le document de transport de marchandises, l’article L.110-4 du Code de Commerce stipule qu’il faut les garder pendant 5 ans. Concernant les titres de propriété ou de cession de biens immobiliers, l’article 2227 du Code Civil annonce un délai d’archivage de 30 ans. Vous aurez plus d’informations sur ce lien.

Pour les déclarations fiscales et sociales

• Les taxes foncières et la contribution à l’audiovisuel sont gardées 1 an à partir de l’année d’imposition selon l’article L.173 du Livre des procédures fiscales ;
• La taxe sur les salaires est gardée jusqu’à la fin de la 3ème année civile après l’année d’imposition, conformément à l’article L.169 A du livre des procédures fiscales ;
• La déclaration Sécurité Sociale est maintenue 3 ans, selon l’article L.244-3 du Code de la Sécurité Sociale ;
• L’impôt sur le revenu, la contribution économique territoriale ainsi que les taxes sur le CA, sont gardées 6 ans, selon l’article L.102 du Livre des procédures fiscales.

Les sanctions encourues en cas de non-respect

Les documents émis ou reçus par une entreprise tout au long de son activité doivent être gardés sous peine d’amende et de sanction.

Ainsi, la destruction ou la détérioration d’un bien qui appartient à autrui, est punie de 3 ans de prison et de 45 000 euros d’amende. Le manque de tenue, la destruction avant les délais ou encore le refus de communiquer les dossiers entraîne le paiement d’une amende de 1500 euros.

Enfin, le fait de mettre les personnes habilités à constater les infractions à la loi, dans l’impossibilité de poursuivre leurs missions de la gestion documentaire, est puni d’une amende de 25 000 euros.