Comment gérer vos notes de frais ?

Dans le cadre d’une mission, il est tout à fait possible que vos salariés paient de leurs propres poches pour régler certaines dépenses. Cela peut ensuite être remboursé par l’entreprise. Pour cela, il faut que les salariés présentent leur note de frais. Zoom sur ce document professionnel dans cet article.

Note de frais : c’est quoi au juste ?

Il s’agit d’un justificatif recoupant une dépense faite, que ce soit par le dirigeant ou un des salariés d’une entreprise, à titre personnel, mais dans le cadre d’une mission professionnelle. En d’autres termes, la note de frais est un document qui permet d’avoir un remboursement par l’entreprise. Il faut juste que chaque dépense soit aussi bien proportionnelle que justifiable au modèle économique.

Il existe trois systèmes de remboursement :

• le remboursement des frais forfaitaires ;
• le remboursement des frais réels ;
• la déduction supplémentaire pour tous les frais professionnels.

Dans le cas où votre entreprise se développe et que vous avez de nombreux salariés qui ont tendance à se déplacer et donc à faire des notes de frais, il est fortement recommandé de mettre en place un système de contrôle et de validation de ces notes. Cela va vous permettre de mieux maîtriser les différents coûts qui peuvent parfois être très importants.

Pour le principe des frais forfaitaires

Ils consistent principalement à rembourser les frais en se basant sur un barème dit forfaitaire, qui est mis à disposition pour les Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales ou URSSAF.

Pour le principe des frais réels

Ce type de remboursement consiste à payer exactement les montants qui ont déjà été avancés personnellement par un salarié. Cela concerne essentiellement les dépenses qui sont exposées dans le cadre de l’activité professionnelle, notamment le ticket restaurant pour un repas professionnel ou encore le ticket de péage ou de stationnement pour les différents déplacements professionnels.

La déduction supplémentaire et spécifique

Dans le cadre de ce remboursement, la déduction ne doit pas dépasser 7 600 euros par an. Il vous est fortement recommandé de vous renseigner auprès de l’Urssaf sur ce type de déduction.

Quelques règles pour leur bonne gestion

Il faut maîtriser certaines spécificités dans l’établissement d’une note de frais, notamment pour les indemnités kilométriques, les dépenses d’hébergement ou encore les tickets de restauration.

• Pour les dépenses ticket restaurant : il faut indiquer le motif de l’invitation ainsi que le nom de chaque invité sur la note de frais en guise de justificatif ;
• Pour les dépenses relatives à l’hébergement et au logement : elles sont remboursables par l’entreprise dans le cas où le salarié n’a pas la possibilité de regagner son domicile du fait qu’il se trouve à plus de 50 km du lieu de mission. C’est aussi appliqué si le domicile du salarié est faiblement desservi par les transports et dont le trajet dure plus de 1h30 ;
• Pour les indemnités kilométriques : en utilisant sa voiture personnelle pour des besoins professionnels, un salarié peut être indemnisé de cette manière. Afin de procéder à l’intégration de ces indemnités dans la note de frais, il faut impérativement signaler le motif de déplacement, le kilométrage effectué, le lieu de la mission ainsi que la puissance fiscale de la voiture. Celle-ci est justifiée par la carte grise. Pour information, ce type d’indemnité couvre les frais de carburant, d’entretien, de dépréciation de la voiture et d’assurance. Par contre, les frais relatifs au trajet domicile et lieu de travail ne sont pas pris en charge par les notes de frais.