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accueil téléphonique

Assurer un accueil téléphonique à tout instant grâce à un serveur vocal interactif

Un serveur vocal interactif ou SVI se présente comme l’une des solutions les plus innovantes en termes de téléphonie d’entreprise. Il s’agit en effet d’un système informatique qui assure la gestion totale de tous les appels grâce à un serveur informatique. Sans intervention humaine, un serveur vocal interactif automatise le standard téléphonique de l’entreprise en garantissant une communication fluide et entièrement personnalisée. Comment fonctionne cette technologie et quels sont les principaux avantages générés par cet outil ?

Serveur vocal interactif : c’est quoi exactement ?

Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont déjà adopté la solution de SVI ou serveur vocal interactif pour remplacer définitivement le classique standard téléphonique qui exige la présence d’une personne. En effet, un serveur vocal interactif se définit comme un système qui permet de communiquer grâce à une automatisation du standard téléphonique. Pour cela, tous les interlocuteurs seront redirigés vers le service approprié en appuyant tout simplement sur une touche. La communication se fait ainsi par la voix, car le serveur vocal interactif a été programmé pour faire une réponse automatique à toutes les demandes de l’interlocuteur.

Comment fonctionne un serveur vocal interactif ?

Comme le premier rôle d’un serveur vocal interactif est de distribuer automatiquement les appels, son fonctionnement concernant la gestion des appels qui se fait alors en quelques étapes. Tout commence par l’interlocuteur qui contacte l’entreprise en composant son numéro. Aucun délai d’attente ne sera perçu par l’émetteur, car le serveur lui annoncera grâce à une voix numérisée différentes options au choix qu’il sélectionnera par la suite selon ses besoins. Par exemple :

  • Taper 1 : pour la demande d’une information,
  • Taper 2 : pour communiquer avec un conseiller clientèle.

Un serveur vocal interactif propose entre autres un système de reconnaissance vocale à ses interlocuteurs. Il fonctionne en prononçant le terme qui correspond à l’action souhaitée.

Quels sont les atouts majeurs d’un serveur vocal interactif ?

Les entreprises qui coordonnent un important volume d’appels au quotidien ne peuvent plus se passer d’un serveur vocal interactif. C’est une solution de communication innovante qui saura satisfaire aussi bien l’entreprise que ses interlocuteurs.

Un service clientèle plus performant

Installer un serveur vocal interactif permet d’augmenter l’efficacité de son service clientèle. Autrement dit, ce dispositif qui assure la sélection des demandes n’engage que quelques agents qui sont sollicités pour répondre aux besoins particuliers des interlocuteurs. De cette manière, le service clientèle peut se concentrer sur la mise en place des meilleures solutions pour résoudre les problèmes rencontrés par les clients occasionnant une productivité plus conséquente.

Réduire son budget en service clientèle

Si de nombreuses entreprises ont choisi d’automatiser leur standard téléphonique en adoptant pour un serveur vocal interactif, beaucoup d’entre elles continuent encore de collaborer avec des conseillers. En effet, le choix d’une intervention humaine pour répondre aux appels demande l’engagement de nombreux collaborateurs qui fait augmenter les charges salariales. L’aménagement des bureaux fait également partie des charges internes de l’entreprise selon le nombre d’agents. En choisissant un serveur vocal interactif, le budget affecté à ce service est nettement réduit.

 

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