5 étapes pour créer une équipe virtuelle collaborative

Les grandes entreprises ne sont pas les seules à bénéficier de la main-d’œuvre virtuelle. Grâce à des éléments tels que la technologie en ligne et la croissance des places de marché pour les freelances, les entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité sont désormais en mesure de constituer des équipes virtuelles dynamiques, en puisant dans un vivier mondial de talents et en économisant des frais généraux.

Bien que les équipes virtuelles offrent un certain nombre d’avantages mesurables, elles ne sont pas sans leur lot de défis. Un domaine en particulier avec lequel de nombreuses entreprises luttent est la création et le maintien d’une culture véritablement collaborative.

Heureusement, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour surmonter ce défi et tirer le meilleur parti de votre équipe virtuelle. Jetons un coup d’œil.

1. Utilisez une seule plateforme

L’une des principales raisons pour lesquelles les équipes virtuelles ont du mal à collaborer est que chaque travailleur distant utilise des systèmes, des applications et des boîtes de réception différents. Ce type d’environnement disjoint fait qu’il est difficile de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Pour éviter cela, rassemblez tout le monde sur une même plateforme partagée grâce à laquelle la communication, le partage de fichiers et d’autres activités de collaboration peuvent être réalisés de manière transparente. 

2. Différenciez les tâches et les projets

Certaines initiatives commerciales nécessiteront naturellement plus de collaboration que d’autres. Par exemple, la numérisation d’un tas de documents nécessite beaucoup moins de brainstorming et de coordination que le relookage de l’entreprise ou la refonte du site web. Allégez la pression sur votre équipe à distance en déterminant les tâches qui peuvent être accomplies de manière indépendante et les projets qui requièrent davantage de collaboration.

3. Communiquez

Faire partie d’une équipe distribuée peut rendre difficile le fait de rester connecté. C’est pourquoi la communication doit être une priorité absolue pour les effectifs virtuels. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont en contact avec la direction et entre eux. Utilisez la technologie, comme la messagerie instantanée et les réunions virtuelles, pour rassembler tout le monde et maintenir les lignes de communication en permanence. En tant que manager, programmer de fréquents tête-à-tête avec vos subordonnés directs peut également faire des merveilles.

4. Libérez du temps pour plus de collaboration

Votre équipe ne peut pas travailler efficacement si elle perd du temps sur des tâches et des processus manuels. Libérez vos employés virtuels en automatisant autant de tâches administratives subalternes que possible. Lorsque la technologie est exploitée pour faire le gros du travail, votre équipe peut concentrer son temps, ses efforts et son expertise sur la réalisation de projets collaboratifs et l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

5. Surveillez les performances

Vous n’avez pas à faire de la microgestion (en fait, vous ne devriez pas), mais vous devriez avoir une bonne idée de quel membre de l’équipe travaille sur quoi, où il en est dans le processus et s’il y a des domaines où votre aide pourrait faire avancer les choses. Les systèmes de gestion de projet peuvent fournir une visibilité instantanée et précise de ce qui se passe au sein de votre équipe. Ainsi, vous pouvez assurer une répartition adéquate de la charge de travail et identifier les goulots d’étranglement qui pourraient ralentir la progression.