Onboarding : les enjeux de l’intégration des nouveaux employés

Le recrutement d’un nouveau venu constitue une étape importante dans la vie d’une entreprise. L’onboarding RH fait justement partie des différentes phases du processus de ce recrutement. Dans l’intérêt de l’entreprise, elle ne doit jamais être négligée. Faisons le point sur l’onboarding.

Onboarding : de quoi parle-t-on exactement ?

L’onboarding est un mot d’origine anglaise qui signifie « embarquement ». Dans le monde de travail, on utilise ce terme pour désigner toutes les mesures mises en place pour intégrer un nouvel employé dans une entreprise. En effet, le but de l’onboarding est de mettre en œuvre toutes les actions facilitant l’intégration d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Ces actions peuvent se traduire par des activités.

L’entreprise peut aussi se faire assister par un logiciel onboarding. Des entreprises comme humatch.fr proposent ce genre de logiciels Saas pour simplifier l’intégration des employés et automatiser les formalités administratives RH. Création d’un contrat sur mesure avec signature électronique, partage de document simplifié, parcours personnalisé, suivi du matériel et du parcours de formation en temps réel, tous ces modèles typiques d’un logiciel d’onboarding facilitent grandement cette étape.

Lors d’un processus d’onboarding, les différentes actions entreprises ont pour objectif de :

• familiariser le nouveau venu avec son poste
• créer rapidement des liens avec les membres de l’équipe
• le familiariser avec l’environnement général de l’entreprise

Pourquoi l’onboarding est-il primordial ?

L’onboarding est primordial aussi bien pour l’entreprise que pour le nouveau salarié. Ce dernier voit dans l’onboarding une opportunité de s’intégrer plus vite dans tous les domaines. Alors que l’employeur s’attend, suite à un onboarding bien préparé, à avoir une nouvelle recrue rapidement opérationnelle, performante et autonome.

Un onboarding efficace permet d’augmenter de 25 % la fidélité des salariés. Un employé qui se sent bien entouré, utile et à sa place reste souvent fidèle à « son » entreprise. Ce n’est pas seulement le premier jour de travail du nouvel employé et son déjeuner d’intégration, l’onboarding est un processus plus durable avec des résultats pérennes.

Un onboarding réussi augmente aussi la motivation et l’efficacité du nouveau collaborateur. En effet, quand le nouvel employé se sent entouré et que tous les systèmes sont prêts à l’accueillir au sein de l’entreprise, il est plus facile pour lui de s’intégrer et de se donner à fond dans son travail.

Le processus d’onboarding réussi : quelles sont les étapes indispensables ?

L’onboarding passe nécessairement par plusieurs phases pour être un succès.

La préparation de l’intégration

L’arrivée d’un nouvel employé au sein d’une entreprise doit faire l’objet d’une préparation minutieuse. Lors de son premier jour, l’employé doit sentir que tout est prêt pour l’accueillir au sein de l’entreprise dans les meilleures conditions. Les aspects réglementaires doivent être réglés et les contrats doivent être prêts à être signés. Le logiciel d’onboarding est ici véritablement utile pour tout organiser.

D’un point de vue logistique, tout ce dont le nouveau collaborateur a besoin doit être disponible : un bureau, le matériel informatique dont il a besoin ainsi que les fournitures de bureau. Les clés de son bureau, les différents identifiants informatiques et le badge doivent aussi être prêts le jour de son arrivée.

La checklist de tâches à accomplir

Pour mettre à l’aise le nouveau venu, il est utile de lui préparer une liste de ce qu’il va faire le premier jour. C’est toujours gênant de ne pas savoir quoi faire quand on est nouveau dans une nouvelle organisation. Pour dresser la liste, vous devez vous baser sur ses missions concrètes afin de lui donner un aperçu exact de ce qui l’attend vraiment. Bien entendu, pour le premier jour, vous devez aussi inclure dans son emploi du temps des activités simples liées à son poste et à la vie d’équipe.

La première journée de travail, vous devez lui permettre de :

• activer son compte sur le réseau interne
• lire le guide de bienvenue
• préparer les questions qu’il souhaite poser à ses collaborateurs directs
• se familiariser avec son matériel informatique

L’organisation des rendez-vous réguliers afin qu’il décrypte vos processus

L’un des points essentiels que le nouveau collaborateur doit comprendre, c’est le fonctionnement de l’entreprise. Quels sont les différents départements existants ? Qui forme chaque département ? Comment fonctionnent les départements entre eux ? Quelle est la structure hiérarchique de l’entreprise ?

Pour lui expliquer tout cela, surtout s’il s’agit d’une grande entreprise, le meilleur moyen serait de programmer des rendez-vous réguliers. En fait, il s’agit de lui accorder du temps pour faire connaissance avec les collaborateurs.

Ce genre de rendez-vous assure que son intégration et sa prise de poste se passent correctement. Ces rencontres lui permettent aussi de savoir à qui s’adresser en fonction de ses besoins. C’est aussi un moyen d’établir la communication entre le nouveau venu et les autres membres du personnel.

Les rencontres avec les nouveaux collaborateurs doivent aussi être une occasion pour le nouvel employé de connaître un peu mieux les personnes qu’il va côtoyer au quotidien, pas seulement sur le plan professionnel, mais aussi sur le plan personnel.

Afin d’avoir une compréhension globale du fonctionnement de l’entreprise, il faut aussi montrer au nouvel arrivant comment fonctionnent les processus digitaux. Vous devez lui expliquer les différents outils de communication en interne, les logiciels que l’entreprise utilise et aussi le fonctionnement de la base de données interne.

L’attribution d’un mentor au nouveau venu

Attribuer un mentor à une nouvelle recrue est un moyen efficace pour l’aider à mieux s’adapter au sein de la société. Le mentor sera une personne différente de son manager ou encore de son chef hiérarchique. De préférence, il ne doit pas non plus être désigné, mais se porter volontaire.

Le rôle d’un mentor est de guider le nouvel employé dans son intégration au sein de l’entreprise, plutôt dans l’environnement général de travail que dans sa fonction. Il aidera le nouvel employé à s’adapter socialement au sein de l’entreprise. Il aura aussi pour devoir de renseigner le nouveau collaborateur sur les différents évènements au sein de l’entreprise. Par-dessus tout, il devra transmettre les valeurs de l’entreprise.

Le déjeuner d’intégration

Cela consiste à organiser un évènement en dehors du bureau pour le nouveau venu. Il peut s’agir d’un déjeuner au restaurant, d’un verre après le travail ou d’une autre activité. Dans tous les cas, l’essentiel est de programmer cet évènement loin du cadre professionnel. Cela permettra au nouveau venu de discuter librement avec ses collègues hors de la pression du travail.