La dématérialisation des documents: le premier pas vers une transformation numérique

Grâce aux miracles de l’informatique, la gestion des documents devient de plus en plus simple et moins encombrante. Dans un passé pas si lointain, les bureaux des entreprises étaient remplis de paperasse jusqu’à en perdre la tête. Actuellement, la quasi-totalité des documents est dématérialisée, c’est-à-dire qu’ils ne sont plus inscrits sur un support papier.  Un des nombreux avantages de la gestion électronique est la facilité de traçage et de vérification. Grosso modo, la dématérialisation est le traitement numérique des informations et documents qui circulent dans l’entreprise. Auparavant, elle était limitée aux grandes compagnies et aux administrations publiques. Maintenant, elle constitue désormais un objectif réaliste pour toutes les entreprises, même de petites tailles.

Révolution apportée par l’informatique en nuage ou Cloud computing

Presque tout le monde au XXIe siècle est familier avec le terme « cloud » puisqu’on en fait usage presque chaque jour et des fois sans y avoir conscience. La dématérialisation des documents ne serait pas possible sans les nuages informatiques. Ces nuages permettent le stockage et le partage d’un volume important de documents. Leur partage se fait presque instantanément alors que dans le passé cela aurait pris plusieurs heures, voire plusieurs jours. 

Les employés sont ceux qui bénéficient le plus directement de la dématérialisation : 

• augmentation de la productivité ;
• rapidité des tâches ;
• communication plus fluide ;
• collaboration plus simple ;
• facilité d’accès aux documents

Comme les employés sont un des principaux éléments qui font fonctionner une entreprise, il va de soi que si les employés bénéficient du Cloud dans leur productivité, l’entreprise se développe plus rapidement.

Une meilleure sécurité et confidentialité des documents

Le problème avec les documents en papiers surtout lorsqu’ils sont confidentiels, c’est qu’il faut investir dans des classeurs verrouillés et des machines de déchiquetage. Un des principaux avantages du système Cloud est la haute sécurité. Pour plusieurs sociétés, c’est leur raison de se convertir à la gestion numérique des documents et informations en utilisant le logiciel de gestion des contrats. Dès lors, ceux qui cherchent à accéder illégalement aux informations ne pourront pas le faire aussi facilement. 

Plus de temps pour les taches importantes

Les employés ne perdront pas leur temps en traitant des centaines de documents papiers et ils n’auront pas à se casser la tête sur l’emplacement de tel ou tel document. La quantité de temps perdue aurait pu être utilisée pour traiter des réels problèmes de l’entreprise et à effectuer plus de ventes. De plus, le stress qui accompagne la quantité de paperasse à gérer est tout de même important, puisque cela affecte la santé mentale des employés. Ce sont les petits détails qui font toute la différence avec la dématérialisation des documents. Ces détails sont certes, importants, mais leur impact sur les résultats est indirect. Il est donc préférable de ne pas passer tout son temps à les organiser. Avec les données numériques, le traitement et la recherche des documents peuvent se faire en un rien de temps.

Une approche plus économique

Dans un monde dominé par la technologie, l’utilisation des papiers par les entreprises devient une mauvaise gestion des ressources. Le coût d’une rame de papier peut être insignifiant pour une entreprise, mais celle-ci aura besoin de plusieurs tonnes de papiers en une année pour fonctionner. Le prix d’une telle quantité de papier constitue une charge considérable. Il est beaucoup plus judicieux d’investir dans la technologie pour éviter ces charges coûteuses et encombrantes.

Une entreprise plus verte 

En plus de l’avantage économique, la dématérialisation des documents a des effets positifs sur l’environnement. Actuellement, la prise de conscience pour les sujets comme le réchauffement climatique et la pollution ont conduit les organismes et les individus à adopter un comportement plus respectueux de l’environnement. Pour cette raison, les entreprises qui optent pour la dématérialisation possèdent un avantage compétitif considérable par rapport aux entreprises concurrentes. En effet, la production de papier nécessite beaucoup d’arbres ainsi que beaucoup d’énergie et par conséquent de nombreux barils de pétrole. De plus, l’accumulation des déchets de papiers nuit fortement à l’environnement. Dès lors, la dématérialisation permet aux entreprises de réduire leurs empreintes écologiques et ainsi de devenir écologiquement responsables.