Contrôles internes et prévention de la fraude

La fraude des employés est une chose dont nous aimerions tous croire qu’elle n’arrivera jamais. Nous aimerions penser que toutes les personnes qui travaillent pour nous sont dignes de confiance et soucieuses du bien-être de l’entreprise. Cela peut être vrai dans la plupart des cas, mais malheureusement, il s’agit encore d’un grand problème dans un large éventail d’entreprises et donc occasionnellement, malheureusement, votre entreprise peut également être à risque.

La fraude peut prendre la forme de corruption, de vol, de détournement d’actifs ou de fraude aux états financiers en déclarant délibérément des chiffres incorrects. Afin de protéger votre entreprise et de vous assurer que vos données et vos finances sont en sécurité, vous devez trouver un moyen de prévenir la fraude en réduisant les chances qu’un employé en profite. Le meilleur moyen d’y parvenir est de mettre en place des contrôles internes rigoureux.

Pourquoi avez-vous besoin de contrôles internes?  

Il est rare qu’un employé planifie son comportement frauduleux à l’avance. Généralement, cela se produit en raison d’un mélange de situations malheureuses qui sont devenues connues sous le nom de triangle de la fraude. Le raisonnement qui sous-tend ce triangle est qu’il doit y avoir une pression sur la personne concernée, une opportunité de commettre la fraude et une capacité à rationaliser son comportement. Si tous ces éléments sont remplis, alors il y a des chances qu’un employé commette une fraude sur le lieu de travail.

Pression – La pression pour commettre une fraude peut venir de n’importe où, que ce soit sur le lieu de travail ou ailleurs. Il peut s’agir d’un problème de dette personnelle ou d’une erreur au travail signifiant que leurs chiffres déclarés sont inférieurs à ce qu’ils devraient être. Dans les deux cas, l’employé a l’impression qu’il n’y a pas d’autre issue que de se livrer à un comportement frauduleux. 

Opportunité– Parce que l’employé envisage déjà de s’engager dans la fraude, s’il y a une opportunité de le faire sans être découvert alors cela devient plus tentant. 

Rationalisation– Une fois que l’employé a une raison de commettre une fraude et une opportunité de le faire secrètement, il ne lui reste plus qu’à se justifier. Cela peut souvent être perçu comme juste parce que l’employeur est lui-même malhonnête, ou que ses problèmes personnels l’emportent sur les besoins d’une grande entreprise à laquelle l’argent ne manquera probablement pas de toute façon. Plus ils sont désespérés, plus la rationalisation devient désespérée.

Les contrôles internes permettent de s’assurer que tout le monde est contrôlé à chaque tournant afin que l’opportunité ne se présente jamais. Il faut mettre en place des processus qui protègent efficacement les biens de l’organisation et qui peuvent être automatisés ou effectués manuellement. Le contrôle manuel peut être un bon début, mais il est souvent long et fastidieux à vérifier au jour le jour. L’automatisation peut protéger une entreprise de manière plus réglementée et il deviendra également plus difficile pour le personnel de sauter des étapes et de prendre des raccourcis.

Quels contrôles utiliser ?

Contrôle d’accès – Il est impératif que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux zones sensibles telles que les systèmes comptables afin d’éviter que quiconque ne trafique les chiffres ou ne modifie les rapports. Ce contrôle peut être effectué à l’aide de mots de passe et de verrous, mais les journaux d’accès électroniques sont également essentiels. Ceux-ci répertorient quand et qui a accédé à une partie particulière du système, et quelles modifications ont été apportées. 

Autorité approuvée – Il s’agit d’exiger que des gestionnaires spécifiques soient responsables de certains types de transactions, ou de celles qui impliquent des sommes d’argent particulièrement importantes, et crée un aspect d’entonnoir. Pour que les transactions passent, il faut qu’une personne en autorité l’ait vu et accepté, ce qui rend moins probable que des paiements frauduleux passent à travers les mailles du filet.

Les méthodes automatisées peuvent aider à réduire le temps nécessaire pour créer des preuves et des rapports à des fins de conformité en utilisant des capacités de flux de travail automatisées. Les logiciels peuvent inclure une surveillance proactive et un système d’enregistrement unique conçu pour être un référentiel central qui favorise la collaboration. Il existe des solutions pour toute une série de secteurs qui traitent des données sensibles, comme les banques et les hôpitaux. En simplifiant la manière dont les contrôles sont enregistrés et en autorisant uniquement les modifications qui sont conformes à la réglementation, on s’assure qu’une entreprise peut être continuellement préparée aux audits externes, en maintenant l’intégrité des données et en gagnant du temps.